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5 pasos para tramitar el cambio durante la instauración de un sistema erp en las pymes

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5 pasos para tramitar el cambio durante la instauración de un sistema erp en las pymes

Planear y tramitar el cambio posibilitará que las pymes obtengan los beneficios pretendidos de su ERP antes de lo previsto. El Retorno de la Inversión también se agiliza y se amplían las opciones de éxito en el proyecto ya que se afronta, desde el inicio, la aprensión al rediseño de determinados flujos de trabajo, la remodelación de algunos procedimientos estratégicos para la organización, o el pavor al cambio en la forma de desarrollar las tareas cotidianas.

Es por ello que, para gestionar el cambio, es necesario tener una hoja de ruta en la que destacan cinco pasos estratégicos a seguir:

  1. Dirigir la dirección del cambio. El, o los responsables de la gestión del cambio, deberán tomar el mando y crear una hoja de ruta clara.
  2. Acompañamiento en el cambio. Permite a los usuarios presentar nuevas oportunidades que se pueden llegar a incluir en los cambios de sus tareas o funciones. Además, ayuda a los trabajadores a innovar su forma de trabajar, para así, incrementar a la vez su compromiso con el proyecto.
  3. Comunicación fluida. El jefe de proyecto deberá informar de todas la cuestiones referentes al nuevo sistema de gestión, incluyendo las etapas de transformación, formación y puesta en producción. De ésta manera se evitan los rumores y la alarma que produce cualquier cambio.
  4. Analizar quién es quién y quién se encarga de qué. Esta es la clave para relacionar los recursos con los que se gestiona la empresa y los que necesita tras la implantación de la nueva aplicación.
  5. Formación. El objetivo es sacar el máximo rendimiento posible al ERP, algo que no siempre sucede debido a la escasa formación de los usuarios que habitualmente lo usan.

Las organizaciones que deseen emprender con éxito la introducción de una nueva herramienta de gestión deberán conocer la importancia de los cambios que pretenden introducir, crear un itinerario y gestionar el proceso para facilitar la decisión de cambio. Entender los beneficios aumenta las probabilidades de tener éxito.

Así pues, la gestión del cambio buscará derrotar la oposición para que el proyecto fluya de la más adecuada manera.  La planificación es el secreto para que el proyecto funcione implicando al mayor número de personas en el uso, adopción y difusión del nuevo ERP.

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