No hay duda: un buen CRM es imprescindible para cualquier empresa que crece.
Llega un momento en que seguir gestionando los datos de los clientes en hojas de cálculo es poco eficiente: saltas de un documento a otro buscando datos o navegas entre leads comprobando notas manuales. ¡No es práctico!
Sea cual sea el tamaño de tu empresa, el software CRM adecuado puede ayudarte a seguir siendo competitivo, porque te permite:
- Realizar un seguimiento de las interacciones con los clientes.
- Hacer que las relaciones con los clientes existentes sigan siendo sólidas.
- Vender más productos y servicios.
- Mejorar la comunicación entre los equipos de ventas y marketing.
- Encontrar y conservar nuevos clientes.
Lamentablemente, elegir un buen CRM no es nada fácil, depende de diversas variables y circunstancias.
Además, las opciones son muchas, por no hablar de las opciones de implantación, la capacidad de personalización, el coste, la escalabilidad y el valor empresarial.
Con tantas cosas que considerar y sopesar a la hora de elegir un CRM hay otra cosa importante que debes tener en cuenta: ¡tus propias necesidades!
En este artículo intentaremos aliviar el estrés de la toma de decisiones con algunos consejos prácticos sobre cómo elegir el CRM adecuado.
8 aspectos a tener en cuenta al elegir un buen CRM
El mayor error que cometen las empresas que se deciden por un sistema CRM es que están ocupadas evaluando proveedores y probando distintas funcionalidades, en lugar de concentrarse en sus propias necesidades y prioridades empresariales.
Antes de empezar a evaluar proveedores de CRM, hazte estas preguntas:
- ¿Cuáles son los procesos menos eficaces de nuestra empresa y qué queremos mejorar con un CRM?
- ¿Qué procesos y flujos de trabajo nos faltan y necesitamos añadir?
- ¿Quién va a utilizar el CRM? ¿Cuántos usuarios necesitamos?
- ¿Qué otro software queremos integrar con el CRM?
- ¿Cuál es nuestro presupuesto?
Una vez hecho este «examen de conciencia» inicial, el siguiente paso es delimitar lo que quieres de un CRM.
Aquí tienes ocho aspectos a tener en cuenta a la hora de elegir un buen CRM.
1. Decidir entre nube frente a local
Ambas soluciones tienen pros y contras.
Con una solución en la nube, no necesitas un servidor ni conocimientos técnicos. Solo tienes que iniciar sesión en el CRM desde tu navegador y estás listo para empezar. Toda la información está en el servidor del proveedor.
Sin embargo, debes estar conectado en todo momento. Si falla tu conexión a Internet, no podrás acceder a tus datos.
Con una solución on premise (local), eres el propietario del software y está alojado físicamente en tus instalaciones. Así, tendrás acceso directo a los servidores si deseas integrarlo con otras aplicaciones. Además, no tendrás que hacer frente a gastos de suscripción recurrentes.
Sin embargo, tendrás que contar con personal propio y el hardware y el software necesarios, además de mayores costes iniciales.
2. Saber qué características y funciones necesitas
Tu empresa es única en términos de procesos, clientes y dinámica de crecimiento.
Por lo tanto, comprometerse con un conjunto de funciones estándar, básicas o inflexibles no es sensato. Lo que necesitas es una solución CRM escalable.
A medida que la empresa crezca, también lo harán tus necesidades de CRM. Por eso, debes asegurarse de que la solución de CRM que elijas pueda actualizarse fácilmente a la siguiente versión más sofisticada.
Pregúntate: ¿necesitan realmente todos los miembros de mi empresa todas las funciones que ofrece un CRM?
Una cosa está clara: aléjate de las soluciones «360º»; en su lugar, elige el CRM que pueda adaptarse a tus necesidades.
3. Asegúrate de que el sistema se integra con otras aplicaciones
Este es uno de los aspectos más importantes a tener en cuenta a la hora de elegir un CRM para tu empresa.
Ten en cuanta que no estás comprando un elemento más dentro de un sistema de trabajo. El CRM debe ayudarte a agilizar las operaciones, por lo que debes asegurarte de que se integra correctamente con otras aplicaciones que ya tengas.
No estamos hablando solo de integraciones con Office 365 o de una integración con Google G-Suite.
Por supuesto, son relevantes… pero, tu software CRM también debería integrarse perfectamente con: un ERP u otro software de contabilidad, un software de RR. HH., tu web, plataformas de facturación y ecommerce, así como soluciones de marketing digital.
4. Pide una demo y prueba una versión gratis
No tienes por qué creer en la palabra de ningún fabricante. Siempre es mejor que compruebes por ti mismo si el CRM cumple con lo que promete y se ajusta a tus necesidades.
Hazte una idea de cómo funciona todo, así como de los puntos débiles y de lo mejor de cada candidato de tu lista de proveedores. Fíjate en aspectos como la facilidad de uso, las funciones clave y la capacidad de ampliación.
5. Elige un proveedor que domine tu sector
Tu sector puede ser muy específico.
Por eso es una buena idea buscar un proveedor de CRM que haya trabajado con empresas e industrias similares a la tuya.
Con un simple vistazo a la web del potencial proveedor, puedes hacerte una idea de las empresas con las que trabaja y del nivel de experiencia que tiene en tu sector.
También puedes consultar reseñas independientes como las que proporcionan webs como Capterra para conocer testimonios de clientes, referencias, puntuaciones, etc.
6. Comprueba el nivel de personalización y la curva de aprendizaje
Una solución CRM no sirve de nada si no está bien configurada o si el personal no está formado para utilizar sus funciones.
Así que, cuando preguntes por el precio, asegúrate de preguntar cuánto costará configurar la solución a tus necesidades, así como el servicio de soporte, que se suele cobrar aparte.
Un buen CRM debe complementar tu negocio y reflejar tu proceso de ventas, tu estrategia de marketing, tu atención al cliente y tus rutinas de gestión de contactos. Por eso debes elegir un sistema fácil de configurar.
7. Presta atención a la experiencia de usuario
Uno de los criterios más importantes a la hora de elegir un CRM es su facilidad de manejo. Si no es intuitivo y ralentiza las operaciones más elementales, tienes un problema.
Por eso, cuando estés en una demostración, asegúrate de analizar la interfaz y su facilidad de uso.
8. Asegúrate de que cumple con el RGPD
El cumplimiento de la legislación en material de protección de datos es importante para tus potenciales y actuales clientes.
Por ejemplo, si un cliente quiere ser eliminado de la base de datos, hay que poder atender su petición y enviarle una confirmación de eliminación. O, si el cliente solicita un informe de todos los datos que almacenas sobre él en tu CRM, tendrás que poder generar ese informe para cada cliente individualmente.
Sin funciones específicas de RGPD, corres el riesgo de incumplir la normativa.
Conclusión
No cabe duda de que el CRM desempeña un papel fundamental en el éxito de cualquier empresa.
Sea cual sea el tamaño de tu empresa, siempre es una buena idea determinar cuáles son tus necesidades y requisitos, junto con tu presupuesto, para encontrar la solución adecuada.
Y aunque al principio su empresa no necesite todas las funciones que ofrece un buen CRM, no significa que no vayas a necesitar funciones adicionales y más avanzadas en el futuro.
Si necesitas implementar un CRM en tu negocio en crecimiento, cuenta con las soluciones de Practics. Podemos asesorarte en todo el proceso para dar respuesta a las necesidades de tu empresa.