No hay una única forma de gestionar un almacén. Depende de la naturaleza de la cadena de suministro y del almacén en sí. Sin embargo, existen ciertos principios comunes que pueden y deben aplicarse. En sentido inverso, debes evitar errores en la gestión de almacén que lastrarán la eficacia de tu negocio.
Para ayudarte a mantenerte al día de cómo se debe administrar el almacén y garantizar que tus instalaciones no generan costes indebidos en tu cadena de suministro, toma nota de los ocho errores más comunes. Si puedes identificar las señales de que existe alguno de los problemas existentes, puedes tomar las medidas oportunas para corregir la dirección que están tomando las cosas.
Si, por otro lado, tu almacén no sufre ninguno de estos problemas, siempre es buena idea tomar nota y estar alerta.
1. Reducir el exceso de inventario
A pesar de que todos sabemos que reducir el inventario es una buena práctica, estableciendo el umbral de stock mínimo, almacenar demasiado suele ser uno de los errores más comunes de las empresas de cadena de suministro en todo el mundo.
De entre todas las empresas, los mayoristas son los que más fácilmente pueden caer en esta trampa, a menudo como resultado de comprar demasiadas unidades de un solo producto para aprovechar descuentos por volumen.
Sin embargo, reducir los niveles de inventario tanto como sea posible hace que tu cadena de suministro sea más ágil y no tengas dinero inmovilizado en existencias.
Cuando veas descuentos “demasiado buenos como para dejarlos pasar”, trata de llegar a acuerdos con los proveedores para que te los entreguen en lotes más pequeños a medida que vayas sacando al mercado la mercancía.
2. No optimizar las rutas de selección
Otro de los errores en la gestión de almacén más común es pasar por alto la importancia de planificar rutas de picking eficaces. Como consecuencia, se verá afectada tu tasa de picking, lo que afectará a tu tasa de picking.
A su vez, puede afectar a los tiempos de ciclo de la cadena de suministro y generar costes laborales excesivos.
Los operarios del almacén deberían poder completar cada acción de picking en una ubicación que esté cercana a la zona de despacho del almacén. No siempre es fácil planificar este tipo de ruta dentro del almacén, pero definitivamente merece la pena plantearse cómo mejorarlas.
3. Aferrarse al papel, otro de los errores en la gestión de almacén
Vivimos en la era paperless, por lo que aferrarse a flujos de trabajo poco eficaces es uno de esos errores en la gestión de almacén muy común en muchas empresas más pequeñas.
Si bien puede parecer que para tu empresa es mejor mantener las cosas lo más simples posible mediante pocos procesos en papel, en realidad, el efecto es el contrario: atasca tus procesos y te deja expuesto a retrasos por documentos perdidos o extraviados.
Sin embargo, esto no significa que tengas que invertir en un sistema de gestión de almacén caro y demasiado complicado.
Hay muchas aplicaciones de software simples pero eficaces. Al eliminar tus procesos basados en papel, ahorrarás dinero en consumibles y también ayudarás al medio ambiente.
4. Falta de atención a las tareas de mantenimiento
Muelles de carga desordenados, pasillos llenos de pallets inutilizados y objetos que molestan o incluso provocan accidentes. Todas estas circunstancias son signos de un almacén que no recibe los cuidados de mantenimiento que merece.
Aparte de las implicaciones de seguridad, un almacén sin un mantenimiento adecuado es un almacén poco eficiente. El desorden obstruye el flujo de personas y mercancías a través de la instalación, lo que reduce la productividad.
Para eliminar la acumulación de objetos y desorden, utiliza rutinas de limpieza estrictas al final de cada turno. Es el mejor momento para ordenar y limpiar, porque permite al siguiente comenzar inmediatamente su actividad sin que esta se retrase.
5. Gestión inadecuada de la seguridad
Un almacén ordenado no tiene por qué ser un almacén seguro. Una buena gestión de la seguridad consiste en buscar los peligros que pueden amenazar a los empleados. Con frecuencia se piensa que mientras los empleados no tengan accidentes, no pasa nada.
Se trata de un error común, y a menudo, evitable, porque cuando alguien sufre un accidente, las consecuencias pueden ser letales.
Los almacenes son entornos de trabajo intrínsecamente peligrosos, por lo que adquirir el hábito de analizar los accidentes y los “cuasi accidentes”, las causas así como implementar las acciones necesarias para eliminarlas, puede reducir los costes y con probabilidad, ahorrarte varios accidentes graves para tus empleados.
6. Descuidar los procesos de entrada de mercancías
Cuando se incrementa la presión para que los pedidos se envíen a tiempo, las operaciones entrantes pueden dejarse descuidadas. En realidad, el papel de la recepción de mercancías es fundamental para un almacenamiento eficaz y, por lo tanto, no debe pasarse por alto.
Para garantizar que tus procesos de entrada de mercancías sean eficaces, utiliza personal dedicado.
7. Ignorar el desarrollo del personal
Los presupuestos ajustados a veces significan que las actividades de formación y desarrollo no reciben la prioridad que merecen. Sin embargo, tus empleados son su activo más importante. Si no identificamos las necesidades de desarrollo y proporcionas oportunidades para el crecimiento, el resultado más probable es una mayor rotación de personal.
Cuesta mucho menos mantener motivados y comprometidos a los empleados existentes que conseguir nuevos profesionales. Recuerda dedicar algo de tiempo y recursos a la formación y el desarrollo del personal del empleado, incluso si significa contratar personal temporal para que tus empleados fijos puedan formarse adecuadamente. Es uno de esos errores en la gestión de almacén que debes evitar siempre.
8. No medir las cosas correctas
La mayoría de las empresas actuales miden el rendimiento del almacén hasta cierto punto, pero no siempre ha sido así y, a pesar de una mayor conciencia de la necesidad de contar con indicadores clave de rendimiento significativos muchas organizaciones no miden correctamente las operaciones de su almacén.
Si puedes evitar cometer este error en las operaciones de tu almacén, será de gran ayuda para evitar algunos de los anteriores.
Ocho pasos para evitar errores en la gestión de almacén
Como habrás notado en los ocho errores en la gestión de almacén, existen muchas cosas que puedes hacer para mejorar las operaciones de forma eficaz.
Deberás prestar mucha atención a las personas, los procesos y el propio entorno del almacén. Si puedes evitar o prevenir los ocho errores mencionados, debes tener una base sólida sobre la cual seguir mejorando, hasta alcanzar la excelencia. Si no sabes por dónde empezar, Practics y Openbravo AWO pueden ayudarte a mejorar, ampliando tu negocio y mejorando tu eficiencia.