En la era digital actual, la eficiencia y la optimización de procesos son esenciales para el éxito de cualquier negocio, especialmente para las pymes.
Con recursos limitados y la necesidad de competir con empresas más grandes, las pymes deben encontrar maneras de hacer más con menos.
Aquí es donde entra en juego Power Automate, una herramienta poderosa de Microsoft que facilita la automatización de tareas y procesos repetitivos.
Pero, ¿qué es Power Automate y cómo puede transformar tu pyme?
Te lo contamos a continuación.
¿Qué es Power Automate?
Anteriormente conocido como Microsoft Flow, Power Automate es un servicio en la nube que permite automatizar flujos de trabajo y tareas repetitivas entre diferentes aplicaciones y servicios.
Parte de la suite de Microsoft Power Platform, Power Automate facilita la creación de automatizaciones sin necesidad de conocimientos avanzados de programación, aunque también permite a desarrolladores avanzados crear flujos más complejos.
¿Qué hace Power Automate?
Ya sabemos qué es Power Automate, pero ¿qué hace?
Básicamente, su objetivo principal es aumentar la eficiencia y la productividad, reduciendo la carga de trabajo manual y minimizando los errores humanos.
Por ejemplo, permite enviar notificaciones automáticas por correo electrónico o mensajes en Teams cuando se cumplen ciertas condiciones.
También facilita la integración de datos, ya que, sincroniza la información de diferentes apps y servicios. De este modo, elimina la necesidad de ingresar datos manualmente en casi cualquier plataforma.
Además, Power Automate puede automatizar procesos de aprobación, como la revisión y aprobación de documentos, solicitudes de vacaciones y gastos, agilizando estos procesos y haciéndolos más transparentes, etc.
En la práctica, esto lo logra gracias a las siguientes funcionalidades:
1. Automatización de tareas repetitivas: permite configurar flujos de trabajo que automatizan tareas básicas, como el envío de correos electrónicos, la recopilación de datos o la sincronización de archivos.
2. Integración de aplicaciones y servicios: Power Automate se integra con cientos de aplicaciones y servicios, como Office 365, Dynamics 365, Salesforce, Google Services, entre otros, mediante conectores predefinidos. Esto facilita la transferencia y sincronización de datos entre diferentes plataformas.
3. Flujos basados en disparadores: los flujos de trabajo pueden iniciarse automáticamente en respuesta a determinados eventos, como recibir un correo electrónico, crear un archivo en OneDrive o actualizar un cliente en una base de datos.
4. Interfaces amigables: Power Automate cuenta con un editor visual intuitivo que permite a los usuarios arrastrar y soltar elementos para construir flujos de trabajo (es muy fácil crear automatizaciones).
5. Inteligencia Artificial y RPA (Automatización Robótica de Procesos): incluye capacidades de AI Builder para integrar modelos de inteligencia artificial y RPA para automatizar tareas en aplicaciones que no tienen API disponibles.
6. Seguridad y cumplimiento: cumple con estándares de seguridad y normativas para garantizar la protección de los datos y asegurar que las automatizaciones se realicen conforme a las regulaciones.
Cómo Power Automate mejora los procesos de tu pyme
Ahora que tenemos claro qué es y qué hace, veamos cómo Power Automate puede mejorar los procesos de tu pyme. Porque automatizar procesos no solo es para las grandes empresas.
Las pymes también pueden aprovechar herramientas como Power Automate para optimizar sus operaciones diarias.
Empezar a usar Power Automate puede transformar la manera en la que opera una empresa, permitiéndole centrarse en lo que realmente importa: hacer crecer el negocio.
Entre sus principales beneficios destacan:
Ahorrando tiempo
Power Automate permite automatizar tareas repetitivas que normalmente consumen mucho tiempo. Esto libera tiempo para que los empleados se concentren en tareas más importantes y estratégicas.
Por ejemplo, Power Automate:
- Puede clasificar automáticamente los correos electrónicos entrantes, archivarlos en carpetas específicas y marcarlos para su seguimiento, según unas reglas predefinidas (este artículo puede darte ideas sobre cómo pierdes el tiempo con el correo).
- Puede actualizar automáticamente la base de datos de clientes, eliminando la necesidad de entrada manual de datos y asegurando que la información está siempre actualizada.
- Puede configurar flujos para enviar recordatorios automáticos a los miembros del equipo sobre próximas reuniones, fechas límite de proyectos o tareas pendientes.
Mejorando de la colaboración
Al automatizar flujos de trabajo, Power Automate también mejora la comunicación y colaboración entre diferentes equipos y departamentos.
Por ejemplo, Power Automate:
- Puede manejar el flujo de aprobación de documentos cuando se necesita la aprobación de múltiples partes. De este modo, se asegura de que cada persona recibe la solicitud de aprobación en el momento adecuado.
- Puede sincronizar los calendarios de diferentes equipos para que las reuniones se programen en horarios que funcionen para todos y se eviten conflictos.
- Puede automatizar la posibilidad de compartir archivos importantes con los miembros del equipo o partes interesadas externas. De este modo, todos tienen acceso a la información más reciente sin necesidad de enviar correos electrónicos manuales.
Mejorando de la eficiencia
Gracias a la automatización de procesos, se agilizan las operaciones y se reducen las tareas administrativas, por lo que se vuelven más eficientes.
Por ejemplo, Power Automate:
- Puede conectar diferentes sistemas y aplicaciones, como un CRM y un sistema de facturación para crear la factura cuando se genera una bomba o actualizar ambos sistemas en tiempo real sin intervención manual.
- Puede actualizar automáticamente los niveles de inventario cuando se realiza una venta o se recibe un nuevo envío, por lo que asegura que la información esté siempre actualizada.
Reduciendo errores humanos y de costes
Cuando las tareas se realizan manualmente, como la facturación, la gestión de inventario, etc., siempre existe la posibilidad de cometer errores. Power Automate minimiza esos errores automatizando procesos estandarizados.
Además de reducir errores, la automatización también se traduce en una significativa reducción de costes. Al minimizar la necesidad de intervención manual, se requieren menos recursos y menos personal para realizar tareas repetitivas. Por lo que se ahorra en salarios, beneficios y otros gastos asociados.
Cabe recordar que las empresas deben cumplir con numerosas regulaciones y normativas. Los errores en estos procesos pueden ser costosos y resultar en sanciones. Por lo que, Power Automate asegura que todos los requisitos se cumplan correctamente, reduciendo el riesgo de multas y sanciones.
Conclusión
Entender qué es Power Automate es fundamental para aprovechar su potencial en tu pyme: automatizar tareas repetitivas y procesos complejos, al mismo tiempo que optimiza operaciones, mejora la eficiencia y reduce errores y costos.
Recuerda que liberarte (y liberar a tu equipo) de tareas que no aportan nada, es posible enfocarse en actividades estratégicas que impulsan el crecimiento del negocio.
Aprovecha esta poderosa herramienta para hacer crecer tu negocio y adaptarte a las demandas del mercado.
Consúltanos si tienes dudas.