Un ERP nuevo no es como un nuevo móvil, cuando el antiguo deja de ser útil, lo cambias. La decisión de cambiar o actualizar, o mejorar, es un dolor de cabeza para cualquiera que se enfrente a ello.
¿Por qué? Porque un software de gestión es la columna vertebral de muchas funciones comerciales, como la contabilidad, la logística o la fabricación. Cambiarlo puede parecer fácil, pero la cantidad de operaciones, gestiones y papeles involucrados puede ser abrumadora.
Cuándo deberías elegir un ERP nuevo
Aunque cambiar de software de gestión puede ser algo serio, la realidad es que cualquier tecnología termina quedando obsoleta. Bien porque tus operaciones hayan cambiado, bien porque la tecnología en la que se apoyan ha evolucionado más rápido de lo que pensabas.
Estas son algunas las circunstancias que pueden llevarte a pensar que necesitas un cambio:
- La integración con sistemas y proveedores externos está limitada por tu software de gestión. Con frecuencia, los usuarios tienen que introducir manualmente los pedidos, lo que termina provocando errores y esfuerzos duplicados.
- Tienes problemas de rendimiento con tu ERP. Si tus empleados no pueden hacer su trabajo con facilidad, se sentirán frustrados y su productividad bajará.
- No tienes una buena integración con dispositivos móviles. Si no tienes posibilidad de seguir procesos y gestiones en los dispositivos móviles, tu trabajo quedará muy limitado y tus empleados atados a su escritorio.
- Problemas para abordar requisitos específicos de tu industria. El seguimiento de pedidos para las empresas logísticas o el ecommerce, la trazabilidad para la industria alimentaria o farmacéutica o los requisitos de planificación de la producción, son tareas específicas de tu sector que necesitas atender o perderás competitividad.
- Falta de escalabilidad. La escalabilidad puede ser difícil de llevar a cabo debido al diseño deficiente de la aplicación o al uso de archivos sin formato.
- Falta de soporte para múltiples empresas o ubicaciones. La incapacidad de admitir más de una ubicación o empresa puede obstaculizar una organización que quiere crecer.
Es probable que muchas empresas que hayan detectado algunos de estos problemas y que se planteen un ERP nuevo o la actualización de uno antiguo.
Actualizar puede ser caro y requerir un tiempo que no tienes, pero reemplazarlo da vértigo. ¿Qué decisión tomar en estas circunstancias?
Antes de que te vuelvas loco, sigue estos consejos extraídos de nuestra experiencia como profesionales de IT implementando plataformas de gestión empresarial como Openbravo.
Actualizar un ERP heredado
Para muchas empresas es probable que actualizar un ERP heredado sea lo más adecuado frente a un ERP nuevo.
Estas son algunas de las razones por las que las empresas pueden decidir actualizar su ERP heredado en lugar de reemplazarlo:
- Es demasiado caro. Si reemplazar el software de gestión es demasiado caro, bien por las nuevas licencias que debes adquirir o las modificaciones necesarias para que cumpla con los requisitos que buscas, es probable que busques una actualización en lugar de un nuevo sistema.
- Si la actualización mejora problemas existentes, como una mejor experiencia de usuario, ¡no te lo pienses! Entonces merece la pena actualizarlo en lugar de adquirir un nuevo software.
- La actualización puede mejorar las cosas con unos pocos cambios. Si los problemas que tienes en estos momentos se pueden solucionar con unos pocos cambios, merecerá la pena.
- Gracias a Addons o complementos, puedes conseguir extender las funcionalidades existentes. Si, por ejemplo, gracias a un complemento, consigues un nuevo sistema de gestión o una solución de contabilidad, no hay duda de que merece la pena actualizar en lugar de comprar.
- Tu software actual funciona bien, pero el fin del soporte está cerca. En ese caso, es mejor actualizar y conseguir soporte para poder disfrutar de toda la ayuda que necesitas.
- El tiempo de actualización requiere de poco tiempo de interrupción de las operaciones. El tiempo necesario para implementar un nuevo software de gestión siempre será mucho mayor, por lo que la actualización será lo mejor que puedes hacer.
Reemplazar un software ERP heredado por un ERP nuevo
Como hemos comentado, un cambio de plataforma de gestión puede suponer un gran paso, especialmente en determinadas circunstancias, como por ejemplo:
- Un nuevo ERP es la única solución viable a los problemas de una organización.
- La empresa está atravesando una fusión o adquisición con otra empresa y se hace necesario un proceso de homogeneización de soluciones de gestión.
- Se ha quedado pequeño. Todos sabemos que las operaciones se pueden complicar mucho, especialmente cuando las empresas empiezan a crecer. Eso significa que la solución actual probablemente se quedará pequeña.
- Simplemente, necesitas más potencia. Bien porque los requisitos de tu empresa han cambiado o bien porque tu organización es ahora más grande que nunca, es posible que tu solución actual se haya quedado pequeña. Por ejemplo, muchas empresas de fabricación quieren mejorar sus operaciones gracias a la recopilación de datos procedentes de máquinas, sensores y aparatos de registro. Un software de gestión que no pueda hacer frente a estas necesidades, no te permitirá conseguir los datos que necesitas.
- Los requisitos de tu industria han cambiado. Imagina que quieres implementar el nuevo estándar de la industria ecommerce: el seguimiento de pedidos. Los usuarios ya no se conforman con comprar por internet y recibir los productos en su casa en unos días. Quieren saber dónde están sus envíos y poder seguir hasta que llegan a su destino. Si tu software de gestión no te permite implementar un servicio de seguimiento de pedidos, es hora de plantearse algo nuevo.
- Tienes nuevas líneas de negocio. Las empresas más inteligentes no ponen todos los huevos en la misma cesta. Más bien, buscan la manera de crear nuevas líneas de negocio con fuentes secundarias y terciarias de ingresos, de forma que diversifiquen y puedan crecer en diferentes direcciones.
Conclusión
Si te estás planteando si te conviene más un ERP nuevo o heredado, es porque tienes algunos problemas o necesidades que te rondan la cabeza. No te quedes con las dudas y consúltanos sin compromiso, en Practics podemos ayudarte a tomar una decisión informada y con todos los datos en la mano.