A medida que las operaciones se aceleran y los usuarios se acostumbran a tiempos de entrega cada vez menores, se hace fundamental contar con una adecuada gestión de almacenes que pueda ayudar a cumplir.
Si bien esta gestión puede realizarse a mano, nunca será tan eficaz ni tan precisa como cuando la tecnología acude al rescate.
Hoy te contaremos cómo gestionar un almacén con un ERP, sus ventajas, cómo se integra y qué costes debes tener en cuenta.
¿Qué es la gestión de almacenes?
La gestión de almacenes hace referencia a todos los procesos que permiten controlar la entrada y salida de mercancías, su correcto almacenamiento y su entrega puntual y en las condiciones adecuadas.
¿Cómo se gestiona un almacén con software?
La gestión de las mercancías entrantes y salientes requiere de un gran papeleo, especialmente cuando se trata de industrias que deben cumplir requisitos estrictos como la farmacéutica o la de alimentación.
Gestionar todo este papeleo con un software que siga el proceso es una de las formas más eficaces de hacer del almacén un lugar digitalizado.
Ventajas de la gestión de almacenes con un ERP
Si no te hemos convencido todavía, permítenos enumerar algunas de las ventajas que en Practics hemos visto en las muchas implantaciones de software de gestión empresarial como Open Bravo.
1. Ofrece datos en tiempo real
Los datos de un sistema de gestión de almacenes proporcionan a los empleados la información que necesitan cuando la necesitan.
Debido a que muchos almacenes funcionan como centros de distribución de comercio electrónico, el modelo comercial de «entrada y salida de palés», o cross-docking, está siendo reemplazado por un enfoque individual.
2. Reduce los costes operativos
Un sistema de gestión de almacenes o SGA también puede ayudar a una empresa a reducir sus costes.
Los gastos operativos de un almacén se compensan si el personal puede usar un software de gestión para calcular las mejores ubicaciones para los productos, materiales y equipos.
Además, una mejor visibilidad del inventario puede reducir el tiempo que la carga permanece dentro del almacén. Como bien sabes, los almacenes son finitos y el espacio ocupado significa dinero.
Gracias a la gestión inteligente de inventario, puedes reducir el tiempo que los productos perecederos permanecen en el almacén.
3. Mejora las previsiones de demanda
Un sistema de gestión de almacén puede proporcionar a la empresa más información sobre la demanda futura.
Al mejorar la visibilidad del inventario, los pronósticos pueden ser más precisos, por ejemplo, en lo que se aplica a la duración media del tiempo de almacenamiento.
Así, además, tendrás más control sobre los niveles óptimos de stock.
4. Crea procesos para objetivos específicos
Gracias a este tipo de software, podrás dar prioridad a lo más importante en un determinado proyecto.
Imagina que tienes empleados en formación o que esperas un cargamento que requiere un tratamiento especial. Podrás asignar empleados a las tareas que mejor encajen con las distintas necesidades de los procesos.
También podrás hacer previsiones de mano de obra para asignar los empleados adecuados al equipo adecuado en el momento adecuado.
Volviendo sobre nuestro ejemplo anterior, podrás asignar esos empleados en formación a tareas que requieran menos conocimientos o a un equipo donde estén equilibradas las capacidades.
¡Y aún hay más!
¿Sabías que hay sistemas de gestión que te permiten hacer simulaciones de planta?
Gracias a estas simulaciones, podrás diseñar una colocación de mercancías más eficaz.
Por último, puedes dar prioridad a unas categorías u otras. Es decir, puedes dar prioridad al tiempo de almacenamiento si estás esperando determinada entrada, a la cantidad de mano de obra asignada o a la tarea que más urgente te parezca.
5. Mejora la trazabilidad
No hace falta que te expliquemos la importancia de la trazabilidad en la cadena de suministro.
Es clave saber el origen de un producto, pero también por dónde ha pasado o si cuenta con los papeles de entrada en el país en regla, por ejempl.
Todas estas tareas de gestión de la trazabilidad se han complicado mucho desde que el movimiento de mercancías se ha hecho global.
Gracias a los números de serie y de lote, los sistemas de gestión de almacén pueden facilitar mucho la rastreabilidad de los productos, especialmente en determinados sectores, como el de la alimentación.
6. Permite la transformación digital
Las empresas pueden utilizar un sistema de gestión de almacenes para modernizar las operaciones de una forma que no sería posible de otro modo, aunque no tiene que ser de una sola vez.
Una empresa puede optar por implementar un software de gestión de almacén o SGA o bien un sistema ERP que englobe todas las operaciones de la empresa. Esta es la opción más interesante si se desea tener más control y refinar aún más la gestión de operaciones del almacén.
Integración entre el SGA y el ERP
Son muchos los ERPs que tienen un módulo específico destinado a la gestión del almacén.
También son muchas las empresas logísticas que creen que pueden “ir tirando” con un SGA para gestionar el almacén.
Pero, ¿qué pasa en aquellas ocasiones en las que se hace necesario integrar ambas opciones?
Por fortuna, casi todos los softwares de gestión de almacén son conscientes de que deben integrarse con el ERP que utiliza la empresa.
Hay tantas opciones como fabricantes en el mercado, pero debes tener claro que el SGA se comunica con el ERP para cosas como las peticiones de desplazamiento en el almacén (llegada y salida de mercancías, alimentación de las líneas de producción), para transmitir el resultado de estos desplazamientos y la actualización de la información, como datos maestros, inventario, stock, etc.
La consulta de datos entre ambas soluciones se realiza mediante el intercambio de ficheros, permitiendo cosas como:
- niveles de stock
- confirmación de cargas
- confirmación de recogidas
- rectificación de cantidades
- estado de los inventarios
Si piensas actualizar tu solución de gestión de almacén o SGA o tienes dudas sobre si la integración con tu ERP es la más adecuada, consúltanos.
Somos expertos en el sector logístico y podemos ayudarte a mejorar la eficiencia de tu almacén.