Cuando pensamos en eficiencia en el ámbito de almacén pensamos en filas y filas de estantes meticulosamente ordenados. Todos esos grupos de artículos ordenados por orden alfabético, por precio o categoría. Aunque, los almacenes inteligentes automatizados más avanzados utilizan un sistema de gestión de almacenes SGA que hacen parecer al almacén un conjunto caótico de elementos.
De almacén caótico a almacén inteligente gracias a un sistema de gestión de almacenes SGA
De la misma manera, cuando pensamos en un almacén inteligente nos imaginamos grandes superficies totalmente automatizadas donde la intervención humana está minimizada.
La realidad es que entre el almacén caótico que todavía utiliza procesos manuales como hojas de Excel para registrar movimientos de inventario y los sistemas más sofisticados hay un amplio margen de mejora.
Incluso aquellos que han cambiado a un sistema de gestión de almacenes SGA pueden encontrarse con numerosos problemas con la precisión de los pedidos, errores en el cálculo del stock disponible y fallos en el servicio de atención al cliente.
Para dar el paso al almacenamiento inteligente, debemos ir más allá.
Todo comienza con un SGA de calidad. Este software es una colección de aplicaciones comerciales que rastrean las ventas de productos, las compras de materias primas y otros procesos a lo largo de la cadena de suministro.
Las empresas no necesitan lápiz y papel para realizar acciones básicas como reordenar, sino que pueden cambiar el enfoque para analizar datos y reducir ineficiencias.
¿Por qué el software automatizado es mejor que el procesamiento manual?
Las hojas de cálculo son notoriamente propensas a errores y los registros inexactos son un cuello de botella que significa tiempos de entrega más largos, lo que a su vez significa un tiempo de respuesta más lento a los cambios en la demanda, como los que estamos sufriendo y como los que veremos durante las próximas campañas.
Como consecuencia, podrías encontrarte sin stock en el momento en el que la demanda crece, lo que limita tus ganancias tanto a corto plazo como a largo plazo (es menos probable que recuperes un cliente una vez que lo pierdes, y el coste de adquisición de un nuevo cliente es mucho más elevado que el de conseguir que un cliente actual compre de nuevo).
Dónde mejorará tu almacén gracias a un sistema de gestión de almacenes SGA
Por regla general, las empresas observan un retorno de la inversión positivo de un SGA en cinco áreas principales:
1/ En la administración del inventario. Gracias a la incorporación de un SGA en tu empresa, las entradas y salidas de productos están mejor controladas.
2/ En una mejor distribución del almacén que facilite las operaciones internas. Como hemos comentado, un almacén caótico impacta directamente en muchos aspectos empresariales. No solo en la atención al cliente, además, puede suponer una mayor inversión de tiempo o la necesidad de contratar más personal del necesario para gestionar un espacio que simplemente, no funciona.
3/ En una mejor atención al cliente. Un SGA permite una mayor eficiencia en el almacén, lo que significa menos tiempo de procesamiento. Ganar un par de días en que los productos salgan del almacén puede reducir los tiempos de entrega entre un 20 y un 50%. ¿Cómo crees que impactan estos tiempos en la percepción de los clientes?
4/ En la maximización de la mano de obra necesaria. Si un almacén no requiere de tanta mano de obra dedicada a organizar, mover, seleccionar y priorizar tareas, puede dedicarse a otras tareas más cualificadas y con un mayor retorno de la inversión.
5/ Ahorro de espacio. Hace unas décadas, era necesario tener todos los productos disponibles en stock para poder dar un buen servicio. Las operaciones logísticas han sofisticado esta disposición enormemente y gracias a ello el espacio necesario para el almacén se ha reducido.
Cómo es un almacén inteligente
Pero bajemos al detalle. No todo es implementar un sistema de gestión de almacenes SGA y echarse a dormir.
La creación de un verdadero almacén inteligente significa la adopción de nuevos procesos y la adquisición de nuevas herramientas para poder tener la agilidad de procesamiento necesaria.
Códigos de barras
El uso de códigos de barras está enormemente extendido en el sector logístico. Permite localizar y conseguir grandes cantidades de información sobre un producto.
Un almacén inteligente no solo utiliza los códigos de barras lineales tradicionales, además incorpora otros más complejos como los códigos de barras 2D que se traducen a códigos alfanuméricos mediante un escáner de códigos de barras en forma de pistola, un portátil o un smartphone.
Con la lectura de estos códigos de barras, los operarios del almacén tienen acceso a información de la base de datos como el precio, el número de unidades disponibles, si esa unidad está o no asignada a un pedido en curso y un largo etcétera.
Además de este uso más o menos convencional de los códigos de barras, existen otras formas de maximizar su uso: si además se colocan en los estantes, los operarios pueden tener localizados los productos a medida que se recolocan en los espacios libres para dejar sitio a nuevos productos o reorganizar el almacén según las tendencias o previsiones de la demanda analizadas.
Entre los beneficios de este sistema de almacenamiento se encuentran:
- Flexibilidad: el espacio de almacenamiento vacío se llena de inmediato, lo que significa que el almacén se adapta a las necesidades y demandas del mercado.
- Precisión: si bien puede parecer contradictorio tener artículos mezclados que no responden a ningún orden, la realidad no es esa. Esto obliga a los empleados a apoyarse en los dispositivos para saber qué deben seleccionar o mover, lo que reduce confusiones y falta de comprobaciones.
- Sencillez: los nuevos empleados no tienen por qué conocer dónde se colocan las cosas. El almacén inteligente va mucho más allá y se sirve de la tecnología para conseguir más eficiencia. No es necesario saber de qué producto estamos hablando, solo dónde está y a dónde debe ir.
- Optimización: gracias a la tecnología es posible calcular las rutas más optimizadas. De esta forma los empleados no deben invertir mucho tiempo en recopilar los artículos de un solo pedido.
Como es lógico, hay excepciones a este sistema, que varía según el tipo de empresa que estemos contemplando. Aquellos almacenes dedicados al sector de la alimentación, deberán contemplar productos frescos o refrigerados, aquellos que deban conservar determinadas características como la humedad, los que son voluminosos o pesados, etc.
También hay margen para los errores, como cuando el sistema informático se cae y no se pueden localizar los productos.
Sin embargo, la posibilidad de una caída del sistema palidece en comparación con los numerosos errores que se generan al usar hojas de Excel.
En un almacén inteligente no tendrás que preocuparte por la acumulación de muchos errores pequeños, solo deberás preocuparte por mejorar la eficacia de tus procesos y averiguar dónde se generan cuellos de botella que un sistema de gestión de almacenes SGA puede solucionar.