La cadena de suministro se nutre de una serie de operaciones encadenadas donde los niveles de existencias tienen un papel clave. Los conceptos stock mínimo, stock de seguridad y stock máximo entran en juego para poder ofrecer al cliente productos a tiempo optimizando costes de almacenamiento.
En el artículo de hoy queremos aclarar algunos conceptos básicos de la gestión de almacenes así como las diferentes estrategias a implementar gracias a sistemas de control que te permitirán ser más eficiente manteniendo los costes los más bajos posibles.
Qué es stock mínimo
El inventario de una empresa, se almacena para poder dar salida a las existencias a través de la cadena de suministro.
Los clientes piden y las empresas hacen llegar sus productos. Lógicamente, en estos pedidos hay fluctuaciones que debemos tener en cuenta, como los productos más demandados, cuyo volumen afecta a la capacidad del almacén y un largo etcétera.
Los dos conceptos principales relacionados con el stock son:
- Stock mínimo: es el número mínimo de existencias que deben estar presentes en el almacén antes de empezar a consumir el stock de seguridad.
- Stock máximo: como su propia palabra indica, es el número máximo de existencias que es capaz de soportar el almacén. Además de la política de compras y aprovisionamiento de cada empresa. Por ejemplo, aunque el almacén tenga más capacidad, si un producto tiene un ciclo de vida largo, no tendrá sentido ampliar su stock al máximo.
- Stock de seguridad: para evitar una rotura de stock provocada por cambios en la demanda o retrasos en las entregas de los proveedores. El almacén debe contener un número de existencias mínimas, lo que denominamos stock de seguridad.
Aunque las definiciones están claras, también es conocido por todos aquellos que gestionan una empresa con muchas referencias, como es el caso de las empresas del sector textil, que el equilibrio entre estos conceptos no es sencillo.
A continuación pasamos a analizar cuál es el alcance de las reglas que rigen la relación entre stock mínimo/máximo y cómo optimizarla para garantizar tanto el abastecimiento como los costes mínimos.
La regla del stock mínimo/máximo
Además de los conceptos enunciados, debemos tener en cuenta otro más: el punto de reaprovisionamiento.
A medida que las existencias se agotan, es necesario reabastecer el almacén. Pero, ¿en qué momento?, ¿dónde se encuentra ese punto?, ¿se aplica por igual a todas las referencias o productos y en todas las épocas del año?
Como muestra el gráfico que puedes ver a continuación, es posible representar de forma gráfica el punto de reaprovisionamiento. Su forma de sierra con picos descendentes nos muestra la caída de existencias cuando salen del almacén y los ascendentes, la compra de nuevas unidades.
Antiguamente el pico de reaprovisionamiento requería un control diario del stock de forma manual. Hoy en día contamos con múltiples soluciones que permiten automatizar tanto la información del estado del almacén como el reaprovisionamiento.
Casi cualquier ERP o solución SGA incluye este tipo de automatización que permite emitir notificaciones sobre la caída de un producto o referencia o incluso la emisión de un pedido de mercancía automático, si se ha establecido esta regla en su configuración.
Como acabamos de comentar, no todos los niveles de stock mínimo son iguales, afectan tanto a las referencias en concreto (se venden más zapatos de invierno en invierno que en verano) como a las circunstancias concretas del mercado (se venden más mascarillas ahora que hace seis meses).
Cómo calcular el nivel mínimo de stock
Dicho lo cual, hay que tener en cuenta varios parámetros para tener claro dónde establecer el nivel mínimo de stock.
Aquí tienes solo algunos ejemplos:
1/ Previsión de la demanda
Una de las grandes ventajas de la inteligencia aplicada a los negocios o Business Inteligente es que puedes hacer previsiones fiables de cómo se comportará la demanda en función de los datos.
Sí que es cierto que hay circunstancias que nadie puede prever, como hemos visto en los últimos meses debido a la crisis sanitaria, pero en líneas generales, los patrones de demanda que se pueden extraer del análisis de datos de la demanda pasada sirven para hacer previsiones acertadas sobre el futuro.
2/ Tiempo de suministro
Además del estado de la demanda, es clave tener en cuenta el tiempo que el proveedor tardará en servir determinado pedido. Cuanto más se alargue en el tiempo, más tendremos que adelantar el punto de reabastecimiento y al contrario.
Siempre hay que tener en cuenta los tiempos medios de entrega de pedidos por los proveedores con un margen de corrección para imprevistos.
3/ Normas del proveedor
No todo es hacer un pedido y esperar que el proveedor lo sirva. Las condiciones, los pagos, los plazos de entrega y, sobre todo, el tamaño del pedido, son consideraciones a valorar.
Si un proveedor exige la emisión de una factura, la realización del pago, la firma de un contrato cuando se trata de cantidades grandes o pedidos personalizados que no se pueden devolver, debemos tenerlo en cuenta a la hora de calcular el periodo de reabastecimiento.
Cómo mejorar la gestión del stock mínimo
Hay varias formas de abordar la política de stock mínimo a pesar de contar con herramientas que permitan hacer predicciones sobre cuándo es necesario un reaprovisionamiento.
Estas políticas o estrategias pueden ser rígidas o más flexibles, según las directrices y las características de cada empresa e industria. Por ejemplo, en la industria farmacéutica, es común una política de reaprovisionamiento de materias primas más rígida. Mientras que en el sector retail, se prima la optimización de recursos económicos y humanos.
Ventajas de una política de stock mínimo
En cualquier caso, está claro que tener una política de stock mínimo es siempre mejor que no tener ninguna, especialmente cuando está asociada a una herramienta tecnológica que automatice tareas.
Entre sus ventajas destacan:
- Disminuye el capital inmovilizado en el stock. Esta inversión puede ser así reubicada en procesos o paridas que redunden en beneficio de la empresa.
- Reduce de los costes de almacenamiento.
- Disminuye del coste de almacenamiento de referencias con una salida menor que la media o cuyo coste de almacenamiento sea más alto (por sus características especiales, como por ejemplo, los productos frescos frente a los no perecederos).
- Se optimiza el espacio disponible en el almacén para otras acciones y soluciones que pueden redundar en el beneficio global de la compañía. Por ejemplo, la robotización de movimientos de mercancías, crear una zona dedicada a su recogida o ampliar zonas donde la rotación de stock es mayor.
El establecimiento de las diferentes políticas de stock mínimo y cómo aprovechar el poder de la tecnología para perfeccionar modelos más eficientes es una de las tareas necesarias en cualquier empresa del sector retail. Si deseas ampliar información sobre cómo Practics puede ayudarte, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.