¿Cuál es el mejor ERP? Es casi como preguntar cuál es el mejor colchón. ¡Depende de para quién sea! Bajo el concepto de ‘solución ERP’ se agrupan muchos tipos de software.
Un ERP es el programa de gestión más completo que hay. Tiene la capacidad de integrar todos los procesos, automatizarlos y optimizarlos, centralizando toda la información para mejorar los análisis, la resolución de problemas y la toma de decisiones.
Cada empresa tiene necesidades particulares. No es lo mismo una empresa de distribución, que una de servicios o una fábrica. Según el tipo de empresa, se llevan a cabo diferentes procesos, y conviene estudiar el encaje de los mismos con las diferentes soluciones que ofrece el mercado.
Veamos algunas claves a tener en cuenta a la hora de comparar diferentes soluciones ERP.
1. ¿Qué necesidades satisfacen los ERPs de tu comparativa?
En primer lugar, es imprescindible asegurarse de que vamos a comparar soluciones ERP con prestaciones similares.
De la misma manera que no podemos comparar una sartén con un robot de cocina, no se puede comparar un programa de automatización de contabilidad con un software ERP, porque son productos diferentes.
El punto de partida cuando estamos considerando implementar un ERP es definir las necesidades de la empresa: ¿qué objetivos perseguimos? ¿Qué departamentos queremos integrar? ¿Cuáles son los procesos clave que queremos optimizar?
Una vez definidas las necesidades de optimización, seleccionaremos soluciones con prestaciones similares para que la comparativa tenga sentido.
2. ¿Es una solución flexible?
Existen en el mercado ERPs generalistas (horizontales) y ERPs verticales o sectorizados, que son aquellos diseñados para un sector determinado. Cada empresa es un mundo, e incluso dentro de un mismo sector, existen diferentes necesidades.
En general, las soluciones verticales incorporan funcionalidades específicas para el sector al que se dedican, pero en cualquier caso, es utópico pensar que el encaje del software va a ser perfecto al 100%: siempre es necesario hacer ajustes.
En general, conviene decantarse por un ERP lo bastante flexible como para que sea posible integrar desarrollos a medida para ampliar y ajustar sus prestaciones, de manera que cada proceso quede completamente cubierto y optimizado.
3. ¿Cómo es el partner que hay detrás?
Decidirse por un ERP implica asumir que no solo estamos comprando un software, sino que estamos eligiendo al partner tecnológico con el que trabajaremos codo con codo durante los próximos meses. No es suficiente con que el software encaje con tus necesidades: la empresa tiene que gustarte mucho.
Presta atención desde la primera entrevista con cada proveedor de ERP, tratando de imaginar cómo será trabajar con ellos. ¿Cómo ha sido la primera impresión que te han causado? ¿Te sientes cómodo en la entrevista? ¿Percibes que conocen tu sector? ¿Hablan de su solución o escuchan tus necesidades? ¿Hablan de dinero o te hacen preguntas para asegurarse de que son capaces de ofrecerte lo que buscas?
Descarta sin piedad cualquier partner tecnológico que te genere dudas, y sigue adelante solo con los partners que demuestren profesionalidad. ¿Tienen experiencia? ¿Pueden acreditarla mostrando casos de éxito?
La prueba de fuego es pedir referencias de otros clientes con los que han trabajado, preferentemente de tu sector. El socio tecnológico que supere airoso esta prueba tiene muchas posibilidades de ser el candidato ideal.
4. ¿Dónde se aloja la solución ERP?
Existen soluciones ‘On Premise’, que consisten en alojar el software en los servidores de tu empresa y soluciones cloud, también llamadas ‘On demand’, en las que el ERP se instala en la nube.
La nube ofrece importantes ventajas a las empresas, y cada vez más negocios adoptan soluciones cloud. De esta manera, la implementación será mucho más rápida, y la instalación, las actualizaciones y la seguridad de los datos quedarán en manos de la empresa que presta el servicio.
5. ¿Es escalable?
La mejor solución de ERP es la que sea capaz de resolver las necesidades presentes y futuras de la empresa. ¿Qué pasará dentro de algunos años si tu negocio crece? ¿La solución seguirá siendo válida? Es importante que la decisión sea sostenible en el tiempo.
El software que elijas tiene que ser lo bastante flexible como para permitirte crecer, y dar solución cuando haya un equipo más grande, más líneas de producción o nuevos mercados.
Son indicios de flexibilidad que el ERP que estás considerando se integre con otras aplicaciones y herramientas, o también que permita trabajar en diferentes idiomas y con diferentes divisas.
6. El precio parece el factor más evidente. ¿Lo es?
El precio es un factor de mucho peso en cualquier decisión empresarial, especialmente cuando hablamos de inversiones importantes como en este caso.
Desconfía de los precios excesivamente bajos: pueden implicar poca calidad o bien costes encubiertos. Para tomar una buena decisión, es necesario pedir información detallada sobre el coste de la solución, teniendo también en cuenta la implementación y el mantenimiento. Una vez detallados todos estos factores, quizá lo que parecía barato no lo es tanto.
Igualmente, los precios altos no necesariamente implican mayor calidad: investiga si un mayor coste está justificado con mayores prestaciones que te van a ayudar a aumentar la eficiencia de tu negocio, y por tanto, a amortizar rápidamente la inversión.
7. ¿Y el soporte? ¡No olvides compararlo!
Teniendo en cuenta que el proceso de implementación del ERP es un proceso complejo que puede durar varios meses, vas a necesitar soporte en más de una ocasión. ¿Quién presta el soporte durante la implementación? ¿Es el propio partner o un tercero? ¿Vas a necesitar sesiones de capacitación de tu equipo? ¿Están incluidas?
También es necesario indagar qué sucede una vez implementada la solución. ¿Se contempla la prestación del servicio de soporte? ¿Implica costes fijos o se factura por horas? Estos detalles pueden revelar diferencias significativas no visibles en un primer momento.
Comparar diferentes soluciones y elegir el mejor ERP es una decisión muy importante. Teniendo estos consejos en cuenta, te resultará más sencillo decidirte por la solución ERP más rentable y eficiente para tu empresa.
En Practics tenemos más de 10 años de recorrido desarrollando e implementando soluciones ERP para empresas. Nos centramos en ofrecer confianza a nuestros clientes, analizando previamente su negocio y comprendiendo sus necesidades para prestar un servicio óptimo. ¡Consúltanos sin compromiso!