A día de hoy todavía existen empresas que cometen el error de centrarse en la tecnología y pasar por alto el papel de su equipo en la transformación digital, donde las personas, juegan un papel fundamental en la gestión del cambio.
La implementación de nuevas herramientas y soluciones tecnológicas, la automatización de procesos, la digitalización de operaciones, entre otras áreas de la transformación digital, pueden ser muy demandantes y desafiantes.
Es importante recordar que la tecnología es solo una parte de la ecuación. Las personas son la otra parte y, sin ellas, la implementación de la transformación digital suele ser un fracaso.
Por eso, en este artículo, hablamos de la importancia de la gestión del cambio y de poner a las personas en el centro de la transformación digital para garantizar que la transformación digital se implemente de manera efectiva y que la empresa se pueda beneficiar de ella.
Entendiendo la necesidad de la gestión del cambio en la transformación digital
La transformación digital suele ser un desafío. Principalmente, porque los procesos de trabajo y las herramientas que usa un equipo ya forman parte de la cultura empresarial, y cambiarlos nunca agrada a todo el mundo (siempre habrá alguien perjudicado o que sienta miedo de perder su puesto de trabajo).
No ahondar en el porqué de la transformación digital es un grave error. El equipo tiene que sentirse involucrado en todo momento, desde la ideación y planificación (desde empleados a incluso proveedores, clientes y otros stakeholders).
Al involucrar a las personas en el proceso de transformación digital, se pueden identificar mejor las necesidades y las preocupaciones de todas las partes interesadas. Además, se garantiza que todo el equipo entiende cómo el cambio le va a afectar y por qué se están dando los pasos que se están dando, lo que a su vez suele aumentar su adopción.
Trabajar codo con codo con el equipo es una de las bases de la gestión del cambio.
(Destacado) La gestión del cambio ayuda a las empresas a preparar a sus equipos para las novedades que van a tener lugar en sus puestos de trabajo, a entenderlas y a minimizar la resistencia. Abordar los desafíos de la transformación digital con una estrategia de gestión del cambio efectiva, facilita la implementación de la tecnología y favorece su adopción.
Elementos clave para una gestión del cambio efectiva
La gestión del cambio implica planificar, implementar medidas y controlar cambios, midiendo muy bien las consecuencias para cada implicado. Por eso, es crucial para el éxito de cualquier iniciativa de transformación digital.
Una gestión del cambio efectiva suele contar con las siguientes partes:
1. Comunicación efectiva del cambio
La comunicación efectiva del cambio es básica para evitar malentendidos, habladurías y, en general, minimizar el malestar y la resistencia al cambio.
Lo ideal es comenzar antes de iniciar el plan de transformación digital. Las empresas deben comunicarle a su equipo cuál es la situación, por qué se quieren hacer cambios, cómo les afectarán y qué se espera de ellos.
La comunicación continua es un básico en cualquier empresa. Y cobra más importancia en períodos de cambio. Por eso, ha de adaptarse a las necesidades y a las situaciones.
Nota: es importante utilizar un lenguaje claro y comprensible, evitando tecnicismos si nuestro equipo no va a entenderlos. Además, es recomendable utilizar todos los canales de comunicación posibles para llegar a todos los empleados (desde reuniones hasta correos electrónicos o circulares). Y muy importante, la comunicación debe de ser bidireccional y debe fomentar el diálogo para que el equipo pregunte y dé su feedback. Una buena idea consiste en crear grupos de trabajo para colaborar en la implementación de la transformación digital o establecer reuniones periódicas para ver actualizaciones.
2. Planificación y preparación
La planificación y la preparación son dos grandes olvidados, que pueden salvar casi cualquier implementación.
Una planificación y preparación adecuadas ayudan a tener claros los objetivos, y facilitan la medición de resultados. Este punto es clave para guiar todo el proceso, ya que, proporciona la dirección a seguir.
Además, una buena planificación también incluye un análisis previo, es decir, una evaluación “de lo que hay” y “de lo que se necesita”. De este modo, se evitan errores y cambios a última hora. Y, por supuesto, la planificación y la preparación facilitan la asignación de los recursos necesarios (personal, presupuesto, infraestructura, tiempo, etc.).
Nota: sin una asignación adecuada de recursos, el proyecto puede enfrentar retrasos, problemas técnicos y dificultades para cumplir con los objetivos establecidos.
3. Liderazgo fuerte
La gestión del cambio ha de ir acompañada de un líder coherente. Este líder es el responsable máximo de establecer un plan de acción detallado, asignar responsabilidades y brindar apoyo al equipo.
La persona que lidere el cambio ha de estar preparada para abordar la resistencia al cambio con empatía. Por eso, es importante que sea capaz de crear un ambiente de confianza y apoyo, donde el equipo se sientan seguro para expresar sus preocupaciones y participar en el proceso de transformación digital.
Contar con un líder, comprometido con el cambio, capaz de comunicar la visión de la empresa y motivar al equipo es clave para que el cambio tenga éxito.
4. Gestión de la resistencia
La resistencia al cambio es común en casi cualquier iniciativa de cambio. Lo más importante es identificar las posibles fuentes de resistencia y manejarlas.
Para ello, lo más importante es crear un entorno de trabajo amigable y que se preste a la sinceridad.
Habilitar canales de comunicación anónimos, pasar tiempo fuera del trabajo con el equipo o hacer reuniones 1 a 1 son buenas opciones para gestionar la resistencia.
5. Formación en la gestión del cambio
La formación también es un básico en la gestión del cambio. Formar al equipo garantiza que el equipo se sienta cómodo con los cambios y, en general, aumenta la adopción de los cambios.
Además, la formación continua ayuda a mantener a los usuarios actualizados y comprometidos con el sistema.
6. Seguimiento y mejoras
Por último, el seguimiento continuo y la búsqueda de mejoras también son puntos necesarios en la gestión del cambio.
Establecer métricas, evaluar el rendimiento de la herramienta, recopilar el feedback del equipo, entre otros, son claves para mantener el cambio y entender el éxito del proyecto.
En Practics hemos comprobado que el éxito en la transformación digital depende de una estrategia efectiva de gestión del cambio, ¿vemos tu caso?
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