La implementación de un ERP, como cualquier proyecto, es susceptible convertirse en uno de esos casos de fracaso de implementación de ERP que salen en los medios cada año. Antes de embarcarse, es importante contemplar todos los panoramas, incluso los más pesimistas. Hablemos honestamente de la posibilidad de que algo salga mal.
¿Miedo al fracaso?
La mayoría de empresarios son conscientes de la necesidad de digitalizar sus negocios para ser competitivos. Entre los principales lastres para ponerse en marcha están el miedo y el desconocimiento.
¡Normal! La implementación de un ERP es un proceso costoso y complejo. El empresario se pregunta: ¿Y si después de haber invertido todo el tiempo y todo el dinero no funciona? No sé nada de tecnología, ¿y si me engañan? ¿Y si mi equipo no está preparado?
Sin embargo, es difícil sobrevivir en el mercado actual sin aprovechar las ventajas de la transformación digital. Una empresa que no dispone de información sobre ventas o inventarios en tiempo real, que no hace seguimiento de sus KPIs, que desconoce su rentabilidad, que sigue procesos ineficientes… es una empresa cuyo futuro está en peligro.
Ser competitivo hoy en día significa trabajar con una estrategia clara, optimizar los procesos, tomar decisiones basándose en datos y controlar toda la información relevante de manera que sea posible detectar problemas, corregir a tiempo las desviaciones de los objetivos y monitorizar los resultados. ¡Justo lo que promete una solución tecnológica como la que nos ocupa hoy!
Bien, pero… ¿Cómo convertir esta promesa en realidad? ¿Cómo evitar fracasar con la implementación?
En general, los errores que conducen al fracaso en la implementación de un ERP son siempre los mismos, se repiten una y otra vez. Se puede aprender de los errores ajenos y trabajar en poner la venda antes de la herida para lograr una implementación exitosa.
¿Por qué hay casos de fracaso de implementación de ERP?
La mayoría de casos de fracaso en la implementación de un ERP se deben a errores en la elección del partner o de la herramienta, a la falta de implicación o formación del personal, a la falta de flexibilidad a la hora de replantear los procesos o bien a no hacer un correcto seguimiento.
Veamos estos errores en detalle y también las medidas a tomar para evitar ser uno de esos casos de fracaso de implementación de ERP.
Elige el partner adecuado
Esta es la primera decisión clave: si no se hace bien, nada saldrá bien.
El partner tecnológico te va a acompañar mucho más allá de la implementación del ERP, va a recorrer contigo una parte importante del camino. Es vital que sientas que puedes confiar en él, que la comunicación fluye, que percibas que son transparentes.
¿Cómo elegir el partner tecnológico adecuado?
Sopesa cuidadosamente todas las opciones y no tengas miedo de “ser pesado”. El partner tecnológico que buscas tendrá, preferiblemente, conocimientos especializados en tu sector, y debe estar más pendiente de escuchar cuáles son las necesidades de tu negocio que de vender su herramienta. Si ves que te hace una propuesta totalmente estandarizada sin escuchar o que habla de dinero antes que nada, ¡no es para ti!
Un buen partner tecnológico se asegurará de entender bien qué necesitas antes de proponer una solución. Para ello dedicará tiempo a escucharte y te hará preguntas. En su propuesta se detallarán las fases del proyecto de forma clara y transparente, y se incluirá una fase de pruebas o testeo que tú tendrás que validar antes del lanzamiento de la solución.
Además, un buen candidato a ser tu partner dejará la puerta abierta para recibir feedback o responder tus dudas, mostrándose asequible siempre que lo necesites. Ah, y sobre todo, tienes que notar que te sientes cómodo al tratar con ellos.
Si cumple con todos estos requisitos, aún te faltará comprobar su reputación en el sector. Revisa si tienen casos de éxito y pide referencias abiertamente. ¿Te las dan sin reparos? ¡Entonces sigue adelante!
Puede que el partner que reúna todas estas características no sea el más barato, pero, ¡que no te importe! al fin y al cabo estás leyendo esto porque no quieres equivocarte. ¿De qué sirve ahorrar algo de dinero si al final la solución no es válida?
Elige el producto adecuado
¡Qué difícil! ¿Verdad? Especialmente cuando no se tienen grandes conocimientos técnicos.
Hoy en día existen muchísimas soluciones de ERPs diferentes: en la nube o locales, soluciones genéricas o desarrollo de aplicaciones a medida, verticales u horizontales… tomar una buena decisión es bastante complicado.
¿Cómo elegir bien la solución ERP?
Hay dos acciones que te resultarán muy útiles aquí.
En primer lugar, define tus necesidades claramente si quieres evitar convertirte en otro de los casos de fracaso de implementación de ERP más sonados. Crea una lista con lo que esperas conseguir de tu ERP, y establece objetivos tanto presentes como a futuro. ¿Estás pensando en aumentar drásticamente la plantilla? ¿En internacionalizar el negocio? Un roadmap donde se señalen claramente los hitos a cinco o diez años vista, será de gran ayuda para el proveedor de IT.
Y en segundo lugar, haz benchmarking. ¿Qué hacen tus competidores? Trata de conseguir información sobre implementaciones en empresas que se dediquen a la misma actividad que tú. Si estás consultando con un partner especializado en tu sector, es posible que pueda aportar información sobre casos de éxito de implementaciones en negocios similares al tuyo.
Si además aportas al proveedor una lista bien definida de necesidades nucleares estarás mucho más cerca de obtener lo que necesitas. La buena comunicación entre el partner y el cliente es clave para una implementación exitosa.
Cuenta con tu equipo
Esto quizá sea obvio, pero demasiadas veces se pasa por alto y lo hemos visto en muchos casos de fracaso de implementación de ERP: si el personal no se implica para que el proyecto salga adelante, no saldrá. Da igual el dinero o el tiempo que inviertas, o lo acertado de las decisiones que tomes en cuanto a la herramienta y el partner tecnológico: si el equipo no rema, el barco se hundirá.
El rechazo de la adopción digital por parte del personal muchas veces se basa en el miedo a que las automatizaciones y la digitalización supongan la pérdida de su empleo.
¿Cómo lograr la implicación del equipo?
Este aspecto tiene una triple vertiente:
- Habla abiertamente de qué se va a hacer y por qué. Es importante ser honesto y enfrentar el miedo de la gente. Barrer debajo de la alfombra no servirá para esconder la verdad, y desde luego no es eficaz para lograr la confianza de las personas. Asegúrate de tratar el tema abiertamente y comunicar qué se puede esperar y qué no.
- ¿Quién está a cargo de cada proceso? Esas personas deben formar parte de la implementación, que se hará llevando de la mano al personal actual. Son ellos quienes están realmente preparados para definir si funcionará o no, y también quienes tendrán que utilizar el nuevo sistema.
- Formación, formación y más formación: para que la implementación salga adelante, es imprescindible contar con las horas de training que se requieren. Una buena estrategia consiste en identificar a los súper-usuarios, lograr su implicación y después hacer que vayan transmitiendo sus conocimientos en cascada.
No perpetúes los errores
Muchos decisores imaginan que la implementación del ERP consiste en replicar los procesos actuales con una herramienta que permite la automatización y la digitalización, pero no es exactamente así.
Todos los implicados han de ser flexibles y tener la mente abierta al cambio: es imprescindible para que la implementación sea exitosa, y para sacar todo el partido al ERP.
¿Cómo definir las mejores prácticas derivadas de los casos de fracaso de implementación de ERP?
A la hora de implementar el ERP, conviene hacerse preguntas sobre cada proceso, buscando nuevas formas de hacer las cosas teniendo en cuenta las posibilidades del ERP. Así se alcanzan soluciones más simples, más eficaces, más competitivas.
Mucho software se crea basándose en las mejores prácticas definidas a partir de la experiencia de miles y miles de negocios similares. Al fin y al cabo, la implementación del ERP va mucho más allá de la mera automatización de los procesos: es todo un cambio estructural y organizativo.
No bajes la guardia antes de tiempo
¿Qué pasa cuando arranca el proceso? Después de tantos esfuerzos por parte de todo el equipo y de la cantidad de recursos invertidos, no es prudente esperar que todo fluya sin más y desear no convertirse en uno de esos casos de fracaso de implementación de ERP.
¿Qué hay que hacer una vez que se empieza a utilizar el sistema?
Si has elegido bien a tu partner, te habrá ofrecido servicio de soporte después de lanzarse el proyecto, y se asegurará de que la comunicación siga fluyendo. Los mejores partners de TI prestarán soporte ante cualquier incidencia que surja, incluso una vez que ha finalizado su trabajo.
Hay que tener en cuenta que la implementación de un ERP es un proceso continuo: nunca termina. La andadura de una empresa no es una fotografía estática, ya que todos los agentes del ecosistema empresarial están en constante evolución. Por eso, la relación con tu partner ha de plantearse siempre a largo plazo.
Los casos de fracaso de implementación de ERP se deben casi siempre a uno de estos errores… o a la suma de varios de ellos. Vale la pena invertir tiempo y esfuerzo en revisar este checklist, y no escatimar esfuerzos en los pasos previos. Recuerda: ¡es el futuro de tu empresa lo que está en juego!
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