La previsión de existencias aborda la mala gestión del inventario, un problema que le cuesta 1,75 billones de dólares anuales en pérdidas de ventas y costes a los minoristas de todo el mundo.
En este artículo definimos este concepto, te contamos por qué es tan importante para tu negocio y qué métodos básicos existen.
¿Qué es la previsión de existencias?
La previsión de existencias es el proceso de calcular los niveles de existencias necesarios para un negocio durante un periodo de tiempo específico.
Una buena previsión de existencias facilita que los negocios se preparen para un aumento o una reducción de la demanda. De este modo, pueden abastecerse de forma equilibrada, sin caer en un exceso ni en una escasez de existencias.
Cabe recalcar que la previsión de existencias varía en función del tipo de negocio. Y requiere una labor de recopilación y documentación de datos.
A grandes rasgos, para una previsión de existencias basada en datos, se necesitan una recopilación de:
- Datos históricos de las compras
- Datos históricos de las ventas
- Plazos de fabricación
- Plazos de envíos
- Plazos de compras
¿Por qué es importante la previsión de existencias?
La optimización del inventario es esencial para reducir los costes de los pedidos, los costes de la manipulación de existencias, y los costes de almacenamiento, entre otros.
Recopilamos los beneficios de implementar la previsión de existencias como una parte de tu estrategia de gestión de inventarios.
1. Evita que te quedes sin existencias
Si no realizas una buena previsión de existencias, es probable que te enfrentes a situaciones de falta de existencias, que te obliguen a rechazar a clientes (que seguramente no vuelvan a ti).
Gracias a la previsión de existencias entenderás mejor el comportamiento de tus clientes y potenciales clientes, y contarás con el inventario suficiente para satisfacer sus necesidades en todo momento.
2. Reduce los costes de mantenimiento
Los costes de mantenimiento, a veces conocidos como costes de transporte y almacenamiento de existencias, son el coste de tener que guardar existencias no vendidas en el almacén.
Tener stock de más es un gasto innecesario porque implica un mantenimiento (un seguro, manipulación, electricidad, limpieza, etc.)
Es mejor contar con existencias suficientes y justas para cumplir con la demanda e ir renovando según vas vendiendo.
3. Evita que tengas un exceso de existencias
En relación con el anterior punto, el exceso de existencias -lo contrario de la falta de existencias- es uno de los responsables de que aumenten los costes de mantenimiento de inventario.
Mantener un exceso de existencias supone un desperdicio de materiales a medio y largo plazo.
Por ejemplo, el exceso de existencias de productos no vendidos puede convertirse en residuos sólidos urbanos en determinadas situaciones como:
- Cuando caducan o se ponen malos, como alimentos, cosméticos, etc.
- Cuando pasan de moda, como prendas de vestir o artículos de lujo
4. Apoya el proceso de ventas y marketing
Una buena previsión y la supervisión del inventario te permite entender qué productos se mueven más lentamente y cuáles funcionan mejor. En función de esto, podrás implementar estrategias de marketing para impulsar tus ventas.
Además, te facilita el entender cómo afectan las promociones a tus ventas, como por ejemplo, el descuento de un artículo. Con estos datos, podrás prevenir la demanda en función de los precios y campañas que pongas en marcha.
Métodos habituales de previsión de inventarios
Aunque las preferencias de los consumidores y la demanda pueden cambiar con el tiempo, es importante implementar herramientas avanzadas de pronóstico de la demanda que permitan optimizar el inventario y aumentar las ganancias lo máximo posible.
En esta sección, recopilamos cuatro métodos de previsión de inventarios que le ayudarán a predecir la demanda con eficacia y a desarrollar un entorno empresarial más dinámico.
1. Previsión cuantitativa
La previsión cuantitativa consiste en utilizar datos históricos para predecir la demanda futura.
Se analizan los historiales de ventas para proyectar los niveles de inventario necesarios en un determinado periodo de tiempo en el futuro. Cuantos más datos haya disponibles, más precisa será su estimación.
La previsión cuantitativa es un proceso matemático basado en datos, lo que la hace coherente, imparcial y fiable.
Sin embargo, requiere el análisis de datos anteriores y puede no ser aplicable a empresas que no dispongan de los datos pertinentes.
2. Previsión cualitativa
La previsión cualitativa es la práctica de predecir las necesidades de inventario basándose en información no medible.
Tiene en cuenta los factores sociales, económicos, políticos y de cualquier otra índole del macroentorno que puedan afectar a la demanda de los consumidores.
A diferencia de las previsiones cuantitativas, que se basan en cifras y estadísticas, esta técnica se basa en gran medida en la opinión y el juicio del pronosticador.
La previsión cualitativa suele utilizarse en casos en los que no se dispone de datos históricos, como en el caso de nuevas empresas o lanzamiento de nuevos productos.
También se puede utilizar en combinación con la previsión cuantitativa cuando los cambios en el entorno externo (por ejemplo, Brexit, brote pandémico) afectan a la futura demanda de ventas de una manera que los datos pasados por sí solos no pueden darle una imagen completa.
3. Previsión de tendencias
La previsión de tendencias es un método que analiza los patrones de ventas anteriores y las tendencias de crecimiento del mercado para predecir el rendimiento futuro de las ventas.
Proporciona información sobre el momento en que se producen los altibajos en tu ciclo de ventas, para que saques el máximo partido de tus temporadas altas y bajas.
Por ejemplo, tu empresa vende libros para estudiantes universitarios.
El análisis de los patrones históricos de ventas te muestra que los ingresos son mayores justo antes y durante los periodos de exámenes (por ejemplo, mayo y noviembre), mientras que bajan en vacaciones.
Gracias a la previsión de tendencias, tendrás claro cuándo abastecer tu negocio (antes de las temporadas altas).
También puedes utilizar estos datos para orientar su estrategia de marketing, por ejemplo, organizando campañas promocionales (como descuentos en la vuelta al cole) durante los meses de menor actividad.
4. Previsión gráfica
La previsión gráfica, como su nombre indica, utiliza la representación gráfica para interpretar datos. O lo que es lo mismo, convierte números en imágenes para facilitar su lectura, análisis e interpretación.
Algunas de las formas de representación gráfica más comunes cuando se utiliza este método son:
- Gráfico lineal
- Histograma
- Gráfico circular
Aclaración
A estas alturas, a excepción de la previsión cualitativa, es recomendable delegar la previsión de existencias a una herramienta de software especializada.
En primer lugar, porque mejora la precisión del análisis, ya que, es capaz de analizar grandes volúmenes de datos y detectar patrones ocultos. Y, en segundo, porque ahorra mucho tiempo y recursos.
Unas últimas palabras sobre previsión de existencias
«Una buena previsión es una mezcla entre arte y ciencia», afirma Thomas Schleicher, experto en el ámbito de la ciencia de la medición.
Implementar estrategias y herramientas de previsión de existencias es fundamental para el éxito a largo plazo de cualquier empresa que pretenda optimizar su gestión de stock y satisfacer las necesidades de sus clientes.
En concreto, las herramientas de software para previsiones de existencias no solo te ofrecen estimaciones del futuro, sino que también extraen análisis predictivos de los que puedes establecer patrones.
Si quieres saber cómo añadir este tipo de herramientas a tu ERP, contáctanos, tenemos tu solución.