Elegir un ERP para tu negocio no es una tarea fácil. No importa si es la primera vez que vas a utilizar esta herramienta o si se trata de un cambio de proveedor, siempre implica ciertos riesgos.
Si tu negocio necesita un ERP o un cambio, y tienes dudas para seleccionar uno, eres consciente de la cantidad de alternativas que existen en el mercado.
Como proveedores de ERP, conocemos bien las dudas de nuestros potenciales clientes.
Por eso, hemos recopilado las categorías básicas que deberás revisar a la hora de seleccionar solución ERP. No importa el tamaño o la industria de tu negocio, estos bloques aplican a cualquier empresa. Y es que, en Practics, estamos convencidos de que los tiempos en los que solo las grandes empresas contaban con ERP quedaron atrás. Cualquier negocio, por pequeño que sea, puede beneficiarse de un ERP, pero ese es otro capítulo.
A continuación, repasamos los bloques sobre los que deberás reflexionar si quieres elegir un sistema ERP adecuado para tu negocio:
Objetivos de tu negocio
Antes de pasar a investigar soluciones y proveedores, deberás partir del negocio y tener muy claras las necesidades.
Identificar los objetivos que se quieren lograr con el ERP y cuáles van a ser las necesidades específicas e inmediatas a solventar es un paso obligatorio.
En este punto también es conveniente trabajar codo con codo con los profesionales que, en el día a día, van a usar la herramienta. Al fin y al cabo, su feedback es el más real y son la parte del negocio más consciente de cómo crear valor con el nuevo sistema.
Y, dentro de la medida de lo posible, además de analizar la situación, objetivos y necesidades actuales, sería recomendable tener los futuros objetivos en mente.
Nota: recuerda que cada empresa es única, por lo que es esencial que definas claramente tus requisitos y prioridades para seleccionar un ERP que se ajuste a tus necesidades específicas.
Flexibilidad y escalabilidad
Un ERP flexible y escalable siempre es una buena opción. Porque significa que se adapta a las necesidades de la empresa. En general, estos ERP son modulares, por lo que cada módulo es configurable e independiente, y se puede adaptar a las circunstancias específicas del negocio y de la industria.
Tu negocio está en avance y cambio continuo, por lo que tu ERP ha de acompañar esos cambios. Tener la opción de añadir o quitar funcionalidades según lo que vayas necesitando te dará tranquilidad.
Costes y retorno de la inversión (ROI)
A la hora de elegir un ERP para tu negocio, deberías hacer un estudio pormenorizado de los costes y del retorno de la inversión (ROI) asociados.
No solo los costes de implementación y/o migración, sino también costes asociados por personalización, configuración y mantenimiento. Y, por supuesto, el soporte técnico y la formación.
En cuanto al retorno de la inversión, sería conveniente extraer las métricas generales para poder comparar una vez esté implementada la herramienta.
Evaluar costes operativos, ventas, atención al cliente, eficiencia, etc. te facilitará entender cómo el ERP genera un retorno de la inversión para el negocio.
La recomendación de Practics: asegúrate de realizar un análisis detallado de costos y beneficios, y considera tanto los ahorros tangibles como los beneficios intangibles a largo plazo.
Seguridad y protección de datos
El ERP de cualquier negocio guarda información crítica. Por eso, has de elegir un ERP seguro, que cuente con funciones que aseguren la confidencialidad y la integridad de la información de la empresa, protegiéndola de cualquier tipo de amenaza y, de paso, cumpliendo con las normativas que dicten las leyes en materia de protección de datos.
Implementación o migración
La implementación o migración, si ya tienes un ERP, también es un punto crítico a evaluar.
Algunos sistemas requieren procesos de implementación largos y complejos, mientras que otros pueden ser más rápidos y sencillos. En caso de migración, este paso se vuelve aún más crítico, por lo que es importante asegurarse de que el ERP pueda manejar adecuadamente esta transición y garantizar que no se queden datos por el camino.
Nuestra recomendación: asegúrate de que el proveedor cuenta con un equipo experimentado y capacitado que pueda guiar y ayudar a tu empresa en todo el proceso de implementación o migración
Integraciones del ERP con otras herramientas
La integración es un elemento clave. El ERP que elijas debe integrarse sin problemas con los sistemas y software del negocio para garantizar un flujo de datos sin interrupciones, eliminar la necesidad de duplicar datos y facilitar el intercambio de información en tiempo real entre diferentes módulos.
Cada módulo debe trabajar de forma cohesionada con el resto de herramientas del negocio, compartiendo la información necesaria en tiempo real y con fluidez.
Además, las integraciones son la clave para tener una visión global de la empresa, lo que facilita la toma de decisiones basándonos en informes hechos con datos actualizados y muy precisos.
Interfaz amigable para el usuario
Para aprovechar al máximo el ERP, ha de ser amigable y fácil de usar. Si se trata de una herramienta intuitiva, fácil de navegar y personalizar, es más probable que el equipo la adopte y la integre en su día a día.
Es cierto que siempre se necesita una formación previa y un período de adaptación, pero una interfaz amigable reduce la curva de aprendizaje. Además, que la interfaz pueda personalizarse acorde a las necesidades individuales de cada usuario mejora aún más la experiencia.
Soporte técnico y actualizaciones para elegir ERP bien
El soporte técnico debería ser sobresaliente en general, y las actualizaciones periódicas.
El proveedor del ERP que elijas debería estar disponible para responder a cualquier duda o problema que pueda surgir en cualquier momento. Un servicio de atención al cliente eficiente y estar disponible para resolver.
Además, las actualizaciones periódicas garantizan que el ERP esté al día con las últimas tendencias tecnológicas y normativas, mejorando su rendimiento y seguridad.
Reputación del proveedor
Y, por último, para elegir ERP, también sería recomendable revisar la reputación del proveedor y cómo responde a empresas de tu industria.
Puedes leer reseñas, consultar casos de éxito o hablar con otros clientes para evaluar la calidad de sus proyectos y preguntar preguntas más o menos comprometidas que el proveedor no pueda responderte. Asegúrate de elegir un proveedor confiable y estable en el mercado.
Tómate el tiempo para investigar y recopilar información sobre la reputación y el soporte del proveedor antes de tomar una decisión final.
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