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Qué es un mapa de procesos y en qué puede beneficiar a tu empresa

En qué consiste un mapa de procesos

Qué es un mapa de procesos y en qué puede beneficiar a tu empresa

Un mapa de procesos es un aspecto de la organización empresarial sumamente importante. Ayuda a que gerentes, CEOs y responsables de la empresa puedan visualizar el trabajo realizado con gran detalle.

 

Qué es un mapa de procesos

 

Como hemos comentado, un mapa de procesos es la enumeración de todos los procesos que se realizan en la empresa, con gran énfasis en las tareas realizadas, sean grandes o pequeñas.

 

Como sin duda sabes, los protocolos, por muy estrictos que sean, no siempre se cumplen, o bien los empleados y trabajadores buscan atajos o formas de mejorar las tareas que se les han encomendado.

 

Por supuesto, cuando ni siquiera hay protocolos, es difícil saber en todo momento cómo se hacen las cosas y qué tareas implican los procesos empresariales.

 

Un mapa de procesos ayuda a determinar qué tareas o procesos pasan desapercibidos en el día a día y afectan al cumplimiento de los objetivos.

 

Cuando estas tareas son positivas, puesto que ahorran tiempo o dinero a la empresa, es importante extrapolarlas al resto de los procesos. Cuando estas tareas desapercibidas lastran el proceso, es importante conocerlas para corregirlas a tiempo.

 

Beneficios de un mapa de procesos

 

Los mapas de procesos no entran dentro de la categoría de “cosas que hay que hacer para tener una empresa eficiente”, más bien se plantean cuando se realizan auditorías internas o se evalúan los procesos con el objetivo de implementar una herramienta de gestión empresarial.

 

Sin embargo, son de gran utilidad y tienen los siguientes beneficios:

  • Conocer las tareas que implican todos los procesos empresariales y que con frecuencia pasan desapercibidas.
  • Evaluar la eficacia de las tareas incluidas en los procesos con el objetivo de mejorarlos.
  • Ofrecer orientación a nuevos empleados para reducir el tiempo de incorporación.
  • Establecer los indicadores de medición relacionados con la calidad, la eficacia, el rendimiento o la productividad de los procesos.
  • Establecer protocolos para momentos de crisis, horarios reducidos, falta de personal o situaciones inesperadas.
  • Evaluar las necesidades de personal y de recursos cuando la empresa crece o cuando es necesario realizar recortes de personal.
  • Establecer un punto de partida cuando se implementa un sistema de gestión empresarial.
  • Planificar las tareas que involucran nuevos procesos, como por ejemplo, la incorporación de nuevos productos al catálogo de un ecommerce o el cambio de centro logístico.

 

Tipos de procesos incluidos en un mapa

 

Hasta aquí todo claro. Los procesos empresariales, especialmente en las empresas grandes o donde no hay establecidos una serie de protocolos estrictos, implican tareas que no siempre se conocen y que se pueden evaluar para distintos objetivos.

 

¿Qué tipo de procesos se pueden evaluar? ¿Son todos igual de importantes? ¿Por cuáles empezar? Esta es una primera aproximación a los tipos de procesos que encontrarás en tu empresa.

 

Procesos orientados al cliente final

 

Este tipo de procesos están directamente relacionados con los bienes o servicios producidos por la empresa. Aportan valor, que en definitiva es por lo que los clientes compran, por eso también reciben el nombre de procesos clave.

 

En este tipo de procesos influyen muchos agentes. Por ejemplo, en un ecommerce de equipamiento deportivo, los procesos relacionados con el cliente final incluyen el área de compras, logística, desarrollo de la plataforma de venta, marketing y facturación.

 

Como es lógico, estos procesos son lo que más tiempo, recursos y presupuesto consumen, por lo que tiene sentido empezar por ellos cuando se trata de crear un mapa de procesos. Cualquier mejora en este tipo de procesos puede repercutir en el precio final del bien o del servicio, lo que repercutirá directamente en los ingresos generados.

 

Procesos estratégicos o de mejora

 

Estos procesos no son fundamentales para la supervivencia de la empresa, pero ayudan a que mejore.

 

Se incluyen en esta categoría todos aquellos procesos que ayudan a la dirección a tomar decisiones estratégicas que orientan el rumbo de la empresa, por ejemplo, la comunicación con el cliente, la mejora continua, determinadas áreas de marketing, planificación estratégica, etc.

Pasos para crear un mapa de procesos

Procesos de soporte

 

Por último, nos encontramos con todos aquellos procesos que apoyan o dan soporte a las dos categorías anteriores.

 

Buenos ejemplos de este tipo de procesos son las compras, las auditorías internas, los procesos del departamento de informática, etc. Nos son tareas clave, pero sin duda ayudan a que otras áreas funcionen y sin ellas el resto de los procesos quedarían fuertemente mermados. 

 

Cómo se crea un mapa de procesos

 

Como hemos comentado, estos grandes grupos de procesos se dividen a su vez en múltiples procesos más pequeños y tareas.

 

Pongamos un ejemplo que en Practics nos toca de cerca:

 

“Un ecommerce de moda desea gestionar su empresa mediante procesos para poder implementar una solución tecnológica de gestión empresarial”. Para ello tiene que identificar todos los procesos involucrados en la gestión. Comienza por la identificación de los procesos más grandes.

 

A continuación, se enumeran los más pequeños mediante una herramienta que interrelaciona tareas y procesos, puesto que, como hemos comentado, muchos departamentos se involucran en más de un proceso. 

 

Por ejemplo, el departamento financiero está presente en los procesos de venta, debido a que por cada artículo vendido en el ecommerce se debe generar un pedido, una factura, un albarán y otros documentos relacionados. Al mismo tiempo, este mismo departamento atiende las necesidades internas de caja de la empresa, las nóminas de los empleados, los créditos, los pagos a proveedores, las compras y otras muchas operaciones que se incluyen en diferentes procesos.

 

Todos estos procesos se pueden representar gráficamente para crear un diagrama de toda la visión global de la estructura empresarial, así como sus relaciones.

 

Conexiones entre procesos

 

Además de las relaciones entre los distintos procesos, es importante definir y reflejar las entradas y salidas de cada uno (inputs y outputs), teniendo en cuenta que las entradas (inputs) deben reflejar los objetivos relacionados con el cliente y las salidas (outputs), deben satisfacer las necesidades del cliente en relación con los objetivos marcados. 

 

Como has podido comprobar, la gestión empresarial basada en procesos es un primer paso necesario cuando se plantea una gestión eficiente, orientada a mejorar la calidad del servicio ofrecido o como paso para implementar un software de gestión empresarial como Openbravo.

 

En Practics podemos ayudarte a definir qué aspectos de tu mapa de procesos son susceptibles de mejora mediante la incorporación de la tecnología. No dejes de consultarnos tus inquietudes y necesidades, ¡estamos para ayudarte!

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