Los profesionales utilizan Excel desde que Microsoft lanzó este programa en 1985 para gestionar datos, operaciones y optimizar los procesos de todo tipo.
Pese a su enorme popularidad, que sigue intacta casi 40 años después, es evidente que no es una solución para todo. Fuera hay otras muchas opciones más seguras, eficaces y con un mejor rendimiento.
Si todavía tienes dudas sobre el eterno debate Excel vs. ERP, encontrarás muchas opiniones favorables con respecto a los software de gestión empresarial. Sin embargo, no queremos dejar pasar la oportunidad de repasar las diferencias entre estos dos sistemas de gestión y quién es el claro ganador.
Excel vs. ERP: las diferencias entre ambos sistemas
Si has estado utilizando Excel como sistema de gestión, habrás notado que tiene ciertas deficiencias cuando intentas abordar proyectos más grandes o complicados.
Si estás planteando las ventajas de un ERP (enterprise resource planning), echa un vistazo a las diferencias más importantes entre un ERP y Excel:
1. Falta de control único y fiable
Un ERP recoge información de muchas fuentes, como los clientes, el almacén o las operaciones financieras, formando una fuente única y fiable de datos en tiempo real.
Excel es muy propenso a los errores humanos entre los miembros de tu equipo, entre otras cosas porque es fácil realizar cambios y compartir nuevas copias que a su vez se vuelvan a replicar. Saber cuál es la copia definitiva se convierte así en misión imposible, lo que en una empresa es como ir a ciegas.
Y cuanto más complejas o más grandes son las operaciones, peor se presenta el panorama. ¿Te imaginas trabajar con hojas de pedido obsoletas o con errores en el cálculo en los datos procedentes de tu almacén? Aquí es cuando un ERP empieza a tener sentido.
2. Errores humanos en cada esquina
Aunque cualquier sistema es vulnerable al error humano, el caso de Excel se lleva la palma. ¿Sabías que el 88% de las hojas de cálculo contiene errores?
El origen de todo se encuentra de nuevo en la falta de una fuente fiable de datos. Excel no se integra fácilmente con otros sistemas de información y cualquier usuario puede modificar una celda y alterar todos los datos disponibles.
3. Complicaciones para compartir
La nube es una buena alternativa para evitar que se hagan copias y se comparta una única versión de los datos.
Sin embargo, la copia de la nube no está protegida de cambios y muchas personas prefieren trabajar en local y compartir por correo electrónico la versión más actualizada.
Aunque las opciones de colaboración de Excel han mejorado mucho en estos 36 años de vida, todavía no es perfecta. Por ejemplo, el sistema puede congelarse si varios usuarios intentan acceder a una extensión al mismo tiempo.
Con una solución ERP puedes trabajar en local o en la nube y definir roles de acceso a la información que impidan cambios accidentales así como acceso a una colaboración más fluida y sencilla para todos los trabajadores.
4. No hay tiempo real objetivo
Un cambio debe ser realizado por alguien para que quede reflejado en una hoja de Excel. Es decir, por mucho que gestiones los datos de tus clientes con hojas de cálculo alguien debe encargarse de realizar la engorrosa tarea de actualizar la hoja.
Podríamos decir que incluso si tienes una persona dedicada a actualizar los datos continuamente, no cuentas con un tiempo real objetivo, sino con cierto grado de retraso.
En un sistema ERP puedes contar con el tiempo real, ya que los cambios en los datos “fuente” se actualizan automáticamente. Así, es más fácil contar con la fiabilidad de los datos que con la eterna duda de si la versión del archivo de Excel que estás visualizando será o no la versión actualizada. Tus niveles de productividad alcanzan cotas impensables con otros sistemas.
5. Tiempo de procesamiento
Las hojas de Excel con gran cantidad de datos requieren un importante tiempo de procesamiento. Abrir, modificar y alterar una hoja de Excel compleja se puede convertir en una pesadilla precisamente debido al tiempo de procesamiento necesario.
Incluso si cuentas con un buen equipo, el propio programa puede tener problemas para procesar los cientos de líneas que requiere un balance final o el estado de pedidos de un ecommerce con un alto volumen de ventas diarias.
Pasar de Excel a ERP, ¿hora del cambio?
Excel es una herramienta potente con grandes ventajas que no ponemos en duda para la planificación de recursos empresariales. Sin embargo, cuando las cosas se ponen serias, sea por la complejidad de tus operaciones o por su volumen, no es siempre la mejor aplicación.
¿Estás preparado para pasar de Excel al software ERP? Si te lo estás planteando, es que ya has detectado algunos problemas, como la falta de rigor en la información disponible o la propensión a los errores humanos.
Sea como sea, considera estos aspectos de cara a tomar una decisión que podría cambiar (para mejor) la gestión de tu empresa.
1. Piensa en el origen de tus datos de gestión
Antes de tomar una decisión, piensa en el origen de los datos con los que gestionas las operaciones y los distintos procesos de tu empresa o se vuelve más compleja.
¿De dónde proceden? ¿Cómo los gestionas? ¿Qué volumen tienen?
No pierdas de vista tampoco que los usuarios, los procesos y las operaciones generan más y más datos a medida que una empresa crece.
Hace unos años solo necesitabas el nombre y la dirección de tus clientes, es probable que hoy quieras saber más cosas para poder atenderles mejor. Saber qué han comprado en el pasado, su grado de satisfacción, el ticket medio, si repiten algún producto en concreto, sus gustos, hábitos de navegación en tu ecommerce y otros muchos más datos son muy importantes.
A medida que se genera más y más información, se complica su almacenamiento y procesamiento, por lo que, si todavía no ha sucedido, es probable que pronto Excel no sea la mejor opción para tu empresa.
2. Analiza para qué vas a utilizar la información
Excel es una buena opción para cierto grado de informes o para conocer el estado de determinados aspectos de tu negocio.
Lamentablemente, no cuenta con soluciones específicas para cada problemática empresarial, como el área de contabilidad, el almacén, la gestión de recursos humanos, la de relaciones con los clientes, los procesos administrativos, etc.
Un ERP cuenta con soluciones específicamente dedicadas a estas áreas, también llamadas “módulos”. Los ERPs más utilizados del mercado llevan años desarrollando y estudiando los problemas que los profesionales de estas áreas quieren solucionar en todos los sectores empresariales. ¿Por qué reinventar la rueda cuando ya tienes una solución que responde a tus necesidades?
Es hora de pensar en la gestión de tu empresa
Si todavía estás utilizando Excel para controlar el día a día de tu empresa y ya has detectado problemas, es hora de ir pensando en implantar un ERP.
La solución de Microsoft puede ser útil en algunos casos, pero no te ofrece ni un 10% de todo lo que podrías hacer para mejorar la eficiencia, eficacia y tranquilidad de tu negocio.
Si estás listo para hacer el cambio, en Practics podemos ayudarte. Ofrecemos soluciones de gestión empresarial que harán que la comparativa Excel vs. ERP no tenga sentido, ya que un software de gestión profesional siempre saldrá ganando.
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