La selección de un ERP, o sistema de planificación de recursos empresariales, suele ser una decisión compleja para cualquier empresa.
Elegir ERP es una decisión estratégica, que impacta directamente en la eficiencia y en la productividad del negocio. Por eso, requiere de un consenso interno y de un análisis detallado de las necesidades y de los objetivos de la empresa.
Además, entre otros, es importante evaluar las características y funcionalidades de los diferentes sistemas ERP disponibles en el mercado, así como los proveedores y su reputación en el sector.
Sin embargo, es común que la selección de un ERP se tome de forma menos racional, lo que después aumenta el riesgo de problemas durante la implementación y además limita los beneficios para el negocio.
A continuación, ahondamos en los errores más comunes que llevan a una mala selección de ERP y cómo evitarlos.
Los errores más comunes en la selección de un ERP
1. No tener una idea clara de lo que se busca
Uno de los errores más comunes en la selección de un ERP es no tener una idea clara de lo que se busca ni de lo que se necesita.
Muchas empresas se lanzan a comprar software sin haber detallado sus necesidades ni las del equipo. Lamentablemente, suele acabar con la compra de un programa que no se ajusta a los problemas reales de la empresa y que tampoco cumple con sus objetivos.
Para evitar este error, es fundamental analizar detalladamente las necesidades de la empresa en todos sus departamentos, desde marketing y ventas hasta logística y recursos humanos.
2. No realizar un análisis detallado de las soluciones y proveedores
Otro error común es no dedicar suficiente tiempo a analizar las diferentes soluciones y proveedores de ERP disponibles.
Si no se estudian las opciones, es probable que se seleccione un ERP que cubre las necesidades generales de cualquier negocio, pero que no se adapta a los requisitos específicos de la empresa en cuestión.
Por eso, es importante invertir tiempo en investigar a los proveedores, asistir a demos y, a ser posible, pedir opiniones a otras empresas del sector en la misma circunstancia.
Además, también es útil ahondar en soluciones especializadas para cada sector, ya que sus proveedores suelen ofrecer soluciones muy personalizadas que normalmente dan mejor resultado que soluciones generalistas.
3. Falta de participación e implicación del usuario final
No involucrar a los usuarios finales, el equipo que realmente usa la solución, es un gran problema.
La mayoría de empresas avanzan únicamente con la aprobación de los jefes, que no usan el sistema en el día a día.
De cara a seleccionar una solución adecuada, es fundamental tener en cuenta que los usuarios finales son quienes utilizarán el sistema a diario y conocen mejor sus necesidades y requisitos.
Involucrar a las partes interesadas en la toma de decisiones asegurará que se tengan en cuenta todas las perspectivas y se seleccione la solución más satisfactoria para todos. Además, aumentará la aceptación y adopción del nuevo sistema por parte del equipo.
4. Dejarse llevar por marcas conocidas
Dejarse llevar por marcas conocidas a la hora de seleccionar una solución de software no es buena idea.
Las marcas que más ruido hacen no siempre son la mejor opción. En ese sentido, es conveniente seleccionar un proveedor en función de su historial de éxitos con empresas similares, su capacidad de personalización y su integración con otros entornos de trabajo.
Para evitar problemas y garantizar el éxito del ERP, lo más conveniente es evaluar la solución intentando no caer en la tentación de la imagen.
5. Subestimar el presupuesto del proyecto
Otro error muy extendido es no establecer un presupuesto. La selección e implementación de un ERP no suele ser barata, y es importante contar con los recursos necesarios para cubrir los gastos de la implementación y el mantenimiento a largo plazo.
La falta de presupuesto puede acabar con una implementación incompleta o deficiente por intentar lograr resultados sin recursos.
Asignar un presupuesto desde el principio te ayudará a evitar sorpresas.
De hecho, va a ser inevitable que surjan imprevistos durante la implementación del ERP (incluso si se ha realizado una planificación exhaustiva). Por lo que asignar un fondo para imprevistos desde el principio y estar preparado para cualquier eventualidad es siempre una buena opción.
Bonus: no contar con un plan de implementación en la selección ERP
Otro error a evitar es la falta de planificación de la implementación, una vez seleccionado el ERP.
La planificación cuidadosa de la implementación del ERP es crucial para asegurarse de que el ERP (pero también sirve para cualquier tipo de software) se ajusta a las necesidades y a los procesos del negocio.
Cuando se elige un ERP, hay que considerar los procesos internos del negocio para evitar conflictos y dificultades en la implementación.
Si el ERP que se elige no se adapta a las necesidades del negocio ni a la forma de trabajo del equipo, estaremos creando un problema que no solo va a crear dificultades en la gestión de datos, sino también en la toma de decisiones.
Por eso, antes de seleccionar un sistema, es crucial realizar un análisis exhaustivo de los procesos y modelos de la empresa, identificando las áreas clave que requieren atención y asegurándose de que el sistema elegido pueda adaptarse y mejorar estos procesos (y no al revés).
La selección del ERP adecuado para tu negocio requiere su tiempo. Tener estos errores te ayudará a no cometerlos. Y, si necesitas una opinión de expertos, aquí estamos para ayudarte.