Hoy hablamos de cómo seleccionar proveedores de confianza para tu negocio.
Si tienes un negocio, sabes de sobra lo importantes que son tus proveedores en el funcionamiento de tus operaciones. Y también eres consciente del daño que puede hacer un proveedor “poco serio”.
Un proveedor no confiable puede causar retrasos en la entrega, productos defectuosos e incluso interrupciones en tu cadena de suministro.
Por eso, a continuación, ahondamos en los riesgos de trabajar con “malos” proveedores y desglosamos los puntos clave para que selecciones los proveedores de confianza adecuados para tu negocio, así como el papel que juega tu ERP en este proceso.
Riesgos de trabajar con proveedores poco fiables y cómo identificarlos
Elegir proveedores poco confiables puede tener consecuencias dañinas para tu negocio.
Trabajar con proveedores poco confiables se traduce en riesgos y desafíos innecesarios. Uno de los mayores riesgos es la falta de calidad de los productos o materiales suministrados. Si un proveedor no cumple con tus estándares de calidad, afecta a tus productos finales. Lo que, a su vez, te puede llevar a reclamaciones, clientes insatisfechos, pérdida de reputación y una disminución en las ventas.
Otro riesgo común de trabajar con proveedores poco confiables es la falta de cumplimiento en los plazos de entrega. Si un proveedor no es capaz de entregar los productos o servicios a tiempo, te puede retrasar y, por lo tanto, afectar a tu capacidad de cumplir con plazos de entrega.
Además, trabajar con proveedores poco confiables también suele implicar problemas de comunicación, falta de transparencia en los precios y falta de compromiso con las prácticas éticas y sostenibles.
Trabajar con proveedores de confianza garantiza una entrega puntual, materiales de calidad y una mayor satisfacción del cliente.
Es crucial evitar estos riesgos y consecuencias negativas trabajando solo con proveedores en los que confías. Por eso, a continuación, ahondamos en cómo seleccionar proveedores de confianza.
Cómo seleccionar proveedores de confianza en 5 pasos
Para garantizar la selección de proveedores confiables, deberías desarrollar tu propio proceso de evaluación, según las necesidades de tu empresa.
Nuestra recomendación es que adaptes los siguientes pasos:
Realizar una investigación inicial y buscar referencias
Comienza por abrir una hoja de cálculo o tomar lápiz y papel para crear una tabla.
Añade todas las columnas o criterios que sean relevantes para tu negocio, por ejemplo: experiencia en el sector, puntualidad de envío, referencias que te hayan dado o incluso si te ofrece muestras o una demo.
Es importante que tengas una visión clara y organizada, y que lo adaptes a tu realidad.
Aquí tienes un ejemplo de cómo estructurar tu tabla:
| Proveedor | Producto | Experiencia | Puntualidad | Referencias | Normativas/ calidad | Comentarios |
| A | ||||||
| B | ||||||
| C |
Ve registrando a tus candidatos para analizarlos.
Investigar a tus candidatos
Realiza una investigación exhaustiva sobre tus proveedores potenciales, incluida su reputación en el mercado y en internet, su capacidad, etc.
En este punto, puedes pedirles información directamente sobre calidad de los productos, políticas de control de calidad, políticas de cobro, etc.
Además, es recomendable visitar sus instalaciones para evaluar sus capacidades de producción y asegurarte de que cumplen con los estándares que necesitas. Puedes aprovechar para pedirles muestras de productos o materiales.
Durante la evaluación, también deberías considerar el alcance geográfico del proveedor. Por ejemplo, si tu empresa opera a nivel internacional, sería conveniente que trabajaras con proveedores que tengan una presencia global.
Aprovecha también para pedir referencias a clientes anteriores. Un proveedor con una buena reputación y una larga trayectoria en el mercado es más probable que sea confiable y capaz de cumplir con sus expectativas.
Evaluar y comparar opciones
Una vez que hayas completado la investigación inicial y recopilado información sobre los proveedores, es el momento de evaluar y comparar las opciones.
Sería conveniente que le asignaras una puntuación a los criterios que definiste en el primer paso, según la importancia para tu empresa. Por ejemplo, una escala de 1 a 5. De este modo, podrás completar la tabla que creaste y comparar la información de cada proveedor.
Ahora solo te queda ver qué proveedor tiene la puntuación más alta en los criterios más importantes para tu empresa. Y comenzar a trabajar con él.
Recuerda que deberás hacerle un seguimiento y medir su desempeño (lo vemos en otro artículo).
Optimizando la selección de proveedores con tu ERP
Como hemos recalcado, la selección con criterio de proveedores es un proceso crítico para cualquier empresa.
No obstante, si tienes un ERP puedes aprovechar toda la información que te da para tomar esta decisión e incluso automatizar gran parte del proceso, desde la identificación y evaluación de proveedores hasta el envío de solicitudes de presupuestos.
En concreto, un ERP facilita la selección de proveedores a través de:
- Automatización de la selección
La selección de proveedores requiere su tiempo. Con un ERP, puedes automatizar gran parte de la investigación, desde la identificación y evaluación de proveedores hasta el envío de solicitudes de presupuesto.
- Evaluación del desempeño de los proveedores
La evaluación de desempeño es fundamental para identificar a los proveedores de confianza y evitar problemas en el futuro.
Con tu ERP, puedes hacer el seguimiento detallado y evaluar el desempeño de tus proveedores en periodo de prueba para medir puntos como puntualidad en las entregas, calidad de los productos o cumplimiento del contrato, entre otros.
- Gestión centralizada de la información
Tu ERP recopila información de todos los departamentos de tu negocio. Esto significa que, mientras tienes proveedores en periodo de prueba, también puedes ver toda la información relevante sobre ellos, como historial de compras, calificaciones de desempeño, contratos y términos de pago, está disponible en tiempo real en tu ERP.
De este modo, ante cualquier duda o cambio de última hora, cuentas con todos los datos que necesitas para tomar tu decisión.
- Análisis de datos
Además, puedes utilizar los datos sobre los proveedores que recopila tu ERP para identificar oportunidades de mejora, negociar mejores condiciones de compra y reducir gastos.
El análisis de datos también te ayuda a identificar posibles riesgos en la cadena de suministro y tomar medidas proactivas.
En resumen, un ERP te puede ayudar para optimizar la selección de proveedores de confianza y, una vez seleccionado, la gestión de compras en general. ¿Necesitas que analicemos tu caso?